E-mailovi su najčešći dokument u poslovnom svijetu. Nažalost, mnogi su e-mailovi tako loše napisani da se primatelji moraju mučiti da shvate zašto čitaju e-poštu i što bi trebali učiniti po tom pitanju.
Bilješka: da biste usavršili svoje vještine slanja e-pošte, prijavite se za moj besplatni tjedni bilten.
koliko je visok michael wilbon
Evo sigurne metode za pisanje e-pošte koja će obaviti posao.
1. Imajte na umu određenu odluku.
Cilj e-pošte je stalno kako bi primio primatelja da donese neku vrstu odluke. Inače, zašto se mučiti s pisanjem?
Stoga, prije nego što nešto napišete, zapitajte se: točno koju odluku želim da primatelj donese?
Kao i kod svih ostalih poslovnih tekstova, neodređenost je suprotna od korisne. Što je cilj jasniji, to će vaš e-mail biti uvjerljiviji.
2. Započnite s pisanjem svog zaključka.
Vaš zaključak je izjava o odluci koju želite da primatelj donese na temelju sadržaja vaše e-pošte.
U školi su vas vjerojatno naučili da započnete s uvodom, a završite zaključkom. Pogrešno.
Nitko u poslovnom svijetu nema vremena lutati kroz razvoj ideje. Ako im odmah ne kažete razlog e-pošte, velika je vjerojatnost da će jednostavno nastaviti.
Dakle, započinjete sa svojim zaključkom. Na primjer, pretpostavimo da vam je cilj natjerati šefa da odobri internu teretanu.
POGREŠNO:
Jim,
Kao što znate, izostanci zaposlenika općenito su prepoznati kao stalni problem s velikim financijskim utjecajem, kako u našoj tvrtki, tako i u drugim tvrtkama u našoj industriji. [yada, yada, yada] Stoga bismo trebali razmisliti o tome da dodijelimo novac za instalaciju teretane u našem sjedištu.
PRAVO:
Jim,
Želim da odobrite instalaciju vlastite teretane.
3. Strukturirajte svoj potporni argument u 'probavljive dijelove'.
Nakon što iznesete svoj zaključak, razvrstite argumente koji podupiru vaš zaključak (tj. Odluku koju želite donijeti). Da biste svoje argumente učinili 'probavljivima', razdvojite ih na male 'komade' i predstavite svaku točku sličnog formata i strukture rečenice.
POGREŠNO:
Prema nedavno objavljenom vladinom izvješću, grupna tjelesna spremnost izuzetno je važna iako vrlo malo tvrtki zapravo pokazuje predanost tome! Mnoga poduzeća identificiraju fizičku spremnost kao podcijenjenu konkurentsku imovinu, ali nemaju plan za poboljšanje na ovom području, iako je fizička spremnost čvrsto povezana s korporativnim i individualnim ekonomskim i osobnim uspjehom. Smatram da ćemo, ako se ne pozabavimo pitanjem tjelesne spremnosti jer ona povećava produktivnost na radnom mjestu, biti zaostali.
PRAVO:
Vlastita teretana:
- Smanjite izostajanje s posla.
- Povećati ukupnu produktivnost.
4. Potkrijepite svaki argument dokazima.
Rečeno je da svi imaju dvije stvari: sfinkter i mišljenje. Ako ne navedete činjenice koje potkrepljuju vaše argumente, vaš e-mail postaje jedan div, mišljenje i stoga ćete se u očima primatelja vjerojatno činiti kao jedan div, pa ..., shvatite .
POGREŠNO:
Vlastita teretana smanjit će izostajanje s posla, jer će tada ljudi htjeti doći na posao, a ne ostati kod kuće i neće se toliko razboljeti.
PRAVO:
- Smanjite izostajanje. Prema istraživanju Nacionalnog zdravstvenog instituta od 1.000 tvrtki, tvrtke s vlastitim teretanama doživljavaju 20% manje izostanaka od onih kojima nedostaju takvi sadržaji.
5. Ponovite svoj zaključak kao 'poziv na akciju'.
Na kraju e-pošte ponovite zaključak na način koji primatelju pruža sljedeći korak koji primatelj mora poduzeti, pod pretpostavkom da se primatelj sada slaže s vašim zaključkom, na temelju snage vaših argumenata i dokaza. Neka bude jednostavno i konkretno.
POGREŠNO:
Vaša podrška ovom projektu bila bi vrlo zahvalna.
PRAVO:
Ako odgovorite na ovu e-poštu sa svojim odobrenjem, započet ću postupak.
Barry Manilow neto vrijednost 2016
6. Zalijepite pogodnost u temu.
Redak predmeta (aka 'naslov') najvažniji je dio e-pošte, zbog čega ga pišete zadnji, nakon što zapišete i svoj zaključak i argumente i dokaze koji podupiru taj zaključak.
Idealno bi bilo da tema mora ispuniti dvije važne zadaće: 1) zainteresirati primatelja dovoljno da se e-pošta otvori i pročita i 2) implicirati zaključak koji želite da primatelj prihvati.
U većini slučajeva, najbolji način za izvršavanje oba zadatka je uvrštavanje koristi (ili pogodnosti) koja će proizaći iz odluke koju želite da primatelj donese.
POGREŠNO:
Predmet: Učinak vlastitih programa fitnesa za zaposlenike na zdravlje
PRAVO:
Predmet: Kako možemo smanjiti izostajanje s nastave
Da završimo, evo dvije e-pošte:
POGREŠNO:
Prima: Jim@Acme.com
Predmet: Učinak vlastitih programa fitnesa za zaposlenike na zdravlje
Jim,
Kao što znate, izostanci zaposlenika općenito su prepoznati kao stalni problem s velikim financijskim utjecajem, kako u našoj tvrtki, tako i u drugim tvrtkama u našoj industriji. Vlastita teretana smanjit će izostajanje s posla, jer će tada ljudi htjeti doći na posao, a ne ostati kod kuće i neće se toliko razboljeti. Stoga bismo trebali razmisliti o tome da dodijelimo novac za postavljanje teretane u našem sjedištu. Vaša podrška ovom projektu bila bi vrlo zahvalna.
Jill
PRAVO:
Prima: Jim@Acme.com
Predmet: Kako možemo smanjiti izostajanje s nastave
Jim,
Želim da odobrite instalaciju vlastite teretane. Ovo će:
- Smanjite izostajanje. Prema istraživanju Nacionalnog zdravstvenog instituta od 1.000 tvrtki, tvrtke s vlastitim teretanama doživljavaju 20% manje izostanaka od onih kojima nedostaju takvi sadržaji.
- Povećati produktivnost. Imamo 50% više izostanaka od ostalih tvrtki u našoj industriji, pa će smanjenje tog broja za 20% automatski povećati našu produktivnost za 10%.
Ako odgovorite na ovu e-poštu sa svojim odobrenjem, započet ću postupak.
Jill
Ozbiljno, za koju od dvije e-pošte mislite da će vjerojatnije pomaknuti vaš dnevni red?
Sviđa vam se ovaj post? Ako je tako, prijavite se za besplatni bilten Izvor prodaje .
