Usmena komunikacija opisuje bilo koju vrstu interakcije koja koristi izgovorene riječi i ona je vitalni, sastavni dio poslovnog svijeta, posebno u eri nazvanoj informacijsko doba. 'Sposobnost učinkovite komunikacije kroz govor, ali i pisanje, izuzetno se cijeni i traži u poslu', napisali su Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt i Jane Thomas u svojoj knjizi Učinkovite poslovne komunikacije . 'Poznavanje sadržaja funkcionalnih područja poslovanja važno je, ali da bi se tim idejama oživio - na sastancima ili u samostalnim prezentacijama - potrebno je učinkovito usmeno izlaganje.' Vrste usmene komunikacije koje se obično koriste u organizaciji uključuju sastanke osoblja, osobne rasprave, prezentacije, telefonski diskurs i neformalni razgovor. Usmena komunikacija s onima izvan organizacije može imati oblik osobnih sastanaka, telefonskih poziva, govora, telekonferencija ili videokonferencija.
Vještine vođenja razgovora ključne su za vlasnike i menadžere malih tvrtki koji često snose velik dio tereta na područjima kao što su prezentacije klijenta / kupca, razgovori sa zaposlenicima i vođenje sastanaka. Da bi usmena komunikacija bila učinkovita, trebala bi biti jasna, relevantna, taktična u frazeologiji i tonu, sažeta i informativna. Prezentacije ili razgovori koji nose ove značajke mogu biti neprocjenjiv alat u osiguravanju zdravlja i rasta poslovanja. Nejasna, netočna ili nepromišljena poslovna komunikacija, s druge strane, može izgubiti dragocjeno vrijeme, otuđiti zaposlenike ili kupce i uništiti dobru volju prema upravi ili cjelokupnom poslovanju.
USMENE PREZENTACIJE
Javna prezentacija općenito je prepoznata kao najvažnija od različitih žanrova usmene poslovne komunikacije. Kao što vrijedi za sve vrste komunikacije, prvi korak u pripremi javnog govora ili primjedbi je utvrđivanje bitne svrhe / cilja komunikacije. Kao što primjećuju Hildebrandt, Murphy i Thomas, poslovne prezentacije imaju jednu od tri opće svrhe: uvjeravanje, informiranje ili podučavanje ili zabava. Iz svrhe će izaći glavne ideje koje će biti uključene u prezentaciju. Te bi ideje trebalo temeljito istražiti i prilagoditi potrebama publike.
Zatim bi se ideje trebale organizirati tako da uključuju uvod, glavni dio ili tekst i sažetak ili zaključak. Ili, kako kaže stara poslovica o održavanju govora, 'Recite im što ćete im reći, recite im i recite im što ste im rekli.' Uvod bi trebao privući slušateljev interes i uspostaviti temu ostatka prezentacije. Glavnina bi se trebala koncentrirati na točke naglaska. Zaključak bi trebao ponoviti ključne točke i sažeti sveobuhvatnu poruku koja se prenosi.
koliko je visok matt bellamy
Vizualna pomagala mogu biti korisna komponenta nekih prezentacija. Bilo da se projiciraju s računala, prikazuju li se na ploči s pločama, pločama za suho brisanje ili na listama, vizualna pomagala trebala bi biti smislena, kreativna i zanimljiva kako bi govorniku pomogla da prenese poruku. Ključ uspješne upotrebe vizualnih pomagala je da trebaju podržavati temu prezentacije, pomagati je u prenošenju, ali to ne umanjujući neurednost, kompliciranost ili čak previše zabavu.
Nakon što je prezentacija organizirana i odabrana su vizualna pomagala, govornik bi trebao vježbati prezentaciju naglas i revidirati je prema potrebi kako bi odgovarala vremenskim ograničenjima i osigurati temeljito pokrivanje glavnih točaka. Možda vam pomaže vježbati pred ogledalom ili pred prijateljem kako biste stekli samopouzdanje. Dobra usmena prezentacija sadržavat će prijelazne fraze koje pomažu slušateljima da se kreću kroz materijal i neće biti predugačka ili tehnička. Za govornika je također važno predvidjeti pitanja koja publika može imati i uključiti te podatke u prezentaciju ili biti spreman obratiti im se na sastanku s pitanjima na kraju prezentacije. Profesionalna i ljubazna prezentacija još je jedan od ključeva učinkovite komunikacije, bilo da se radi o konferenciji, banketu, blagdanskom ručku ili povlačenju menadžmenta. 'Prepoznajte da kada govorite na poslovnom događaju, predstavljate svoju tvrtku i ured u toj tvrtki', rekao je Steve Kaye u IIE rješenja . 'Koristite događaj kao priliku za promicanje dobre volje. Izbjegavajte prigovore, kritike ili prijepore. To će otuđiti publiku i brzo uništiti vašu vjerodostojnost. Umjesto toga, razgovarajte o onome što publika želi čuti. Pohvalite domaćina, počastite priliku i pohvalite prisutne. Zračite uspjehom i optimizmom. '
Usmene prezentacije mogu se održati u roku (iz obrisa ili bilješki); čitanjem iz rukopisa; ili iz sjećanja. Ekstemporativni pristup često se reklamira kao metoda koja omogućava govorniku da uspostavi kontakt očima i razvije odnos sa publikom, istodobno prenoseći relevantne informacije. Čitanje iz rukopisa češće se koristi za dulje i / ili detaljne komunikacije koje pokrivaju puno tla. U međuvremenu se pamćenje obično koristi samo za kratke i / ili neformalne rasprave.
Izvođenje učinkovitih usmenih prezentacija zahtijeva od govornika da razmotri svoju glasovnu visinu, brzinu i glasnoću. Važno je uključiti promjene u vokalnoj visini kako bi se naglasio i izbjegla monotonija. Također je korisno mijenjati brzinu govora i uključivati stanke kako bi se slušatelju omogućilo razmišljanje o određenim elementima cjelokupne poruke. Pronalaženje odgovarajućeg volumena presudno je i za uspjeh prezentacije. Na kraju, govornici trebaju biti oprezni da između riječi ili rečenica u prezentaciji ne dodaju strane riječi ili zvukove - poput 'um', 'znate' ili 'u redu'.
Neverbalni elementi poput držanja tijela, gesta i izraza lica također su važni čimbenici u razvoju dobrih vještina usmene komunikacije. 'Tvoj vanjski izgled odražava tvoje unutarnje raspoloženje', potvrdiše Hildebrandt, Murphy i Thomas. 'Stoga dobro držanje sugerira staloženost i samopouzdanje; nemojte stajati ni na ukočenoj pažnji, ni s traljavom ležernošću prebačenom preko podija, već uspravno s težinom otprilike jednako raspoređenom na svakoj nozi. ' Neki pokreti mogu biti korisni za zadržavanje pažnje slušatelja ili za povećavanje naglaska, ali treba izbjegavati stalno pomicanje ili koračanje. Isto tako, geste rukama i rukama mogu se koristiti za usmjeravanje, opisivanje ili naglašavanje, ali treba ih mijenjati, pažljivo tempirati i prilagoditi publici. Napokon, dobri govornici trebaju učestalo kontaktirati publiku očima, dopustiti da im izraz lica pokaže zanimanje za ideje koje izlažu i odjenuti se na način koji je prikladan za tu priliku.
Vlasnici malih poduzeća odražavaju opću populaciju time što se njihov entuzijazam za javni nastup znatno razlikuje od pojedinca do pojedinca. Neki poduzetnici uživaju u središtu pozornosti i uspijevaju u okruženjima koja zahtijevaju javne prezentacije (formalne ili neformalne). Drugi su manje vješti u javnom nastupu i izbjegavaju da ih se stavlja u takve situacije. No, poslovni savjetnici potiču poduzetnike da javne prezentacije i vještine usmene komunikacije tretiraju kao potencijalno neprocjenjiv alat za rast poslovanja. 'Možete razmotriti unajmljivanje trenera za prezentacije ili prisustvovanje radionici o poslovnim prezentacijama', savjetovala je Kaye. 'Ove vam usluge mogu pokazati kako maksimizirati svoj utjecaj dok govorite. Zapravo, učenje takvih vještina služi kao dugoročno ulaganje u vašu budućnost kao učinkovitog vođe. '
BIBLIOGRAFIJA
Hardingham, Alison. 'Optužen s namjerom.' Ljudski menadzment . 30. ožujka 2000.
Holmes, Godfrey. 'Taktička greška.' Računovodstvo . Lipnja 2000. godine.
Kaye, Steve. 'Ostavite utjecaj na stil: Savjeti za prezentacije vođa.' IIE rješenja . Ožujka 1999.
Murphy, Herta A., Herbert W. Hildebrandt i Jane P. Thomas. Učinkovite poslovne komunikacije . Sedmo izdanje. McGraw-Hill, 1997.
Rosenbaum, Bernard L., 'Tehnike prezentacije.' Američki prodavač . Siječnja 2005. godine.
