Za neke poduzetnike sastanci su jednaki vježbanju, nisu zabavni, ali znate da su neophodni. Ponekad su sastanci brzi i precizni, a ponekad vam oduzmu dobar dio dana. No, bez obzira koliko dugo trajao sastanak, najvažnije je što ćete dobiti od njega.
Imate rokove koje morate ispoštovati, hrpu zadataka koje trebate izvršiti i čitav tim kojim treba upravljati. Vrijeme je novac i ako se s njima ne postupa pravilno, sastanci mogu pojesti puno dragocjenih sati. Kako biste na najbolji način iskoristili sastanke u timu, vi i vaši zaposlenici možete slijediti ovaj vodič u pet koraka. Brzo ćete primijetiti da će vaš tim češće voditi produktivnije sastanke.
je li Jordan Knight još u braku
1. Razviti i rasporediti dnevni red.
Unaprijed pripremljena agenda sastanka omogućuje vam da postavite čvrst plan igre. Na kraju sastanka možete navesti sve važne stavke o kojima želite razgovarati i ciljeve koje biste željeli postići. Neka bude koncizan i čak umetnite prazna mjesta za stvari koje biste željeli znati.
Na poleđini dnevnog reda možete napraviti popis numeriranih praznih mjesta za akcijske stavke. To omogućava sudionicima sastanka da zapišu sve što im je potrebno kako bi reagirali kao rezultat sastanka i zadržava sve na jednom mjestu.
Nakon što je dnevni red finaliziran, pošaljite ga svom timu. Moći će vidjeti točno o čemu želite razgovarati, koja pitanja imate i kakve bi ideje ili nedoumice mogli željeti iznijeti. Dnevni red pomaže svima da se osjećaju organizirano oko toga što mogu očekivati i što će se od njih očekivati tijekom sastanka.
2. Planirajte oko dnevnog reda.
Dnevni red je jednostavno popis diskusionih točaka. Nužno je da svi prije sastanka pregledaju dnevni red kako bi pored svake točke pripremili popis pitanja, odgovora ili savjeta. To će zadržati sve na temu, raspravljati o svemu o čemu treba razgovarati prije nego što prijeđete na sljedeću točku dnevnog reda.
Na kraju svake teme pitajte sve: 'Ima li netko pitanja prije nego što nastavimo?' Ovo je prilika da postavite bilo koja druga pitanja dok su informacije još uvijek svježe u mislima.
3. Prije svakog sastanka idite 'mračno'.
Potaknite svoj tim da sa sobom povedu svoj dnevni red i krenu 'mračno' ili se odmaknu od ometanja i usredotoče se na donošenje novosti i novih ideja na stol. Primjerice, kada se odlučite za sastanak mozga, zamolite sve da malo prije sastanka posvete 10-15 minuta mozga kako bi pripremili popis ideja za raspravu. Oni čak mogu dodati svoje ideje i bilješke u svoj primjerak dnevnog reda kao brzi vodič.
To će omogućiti vama i vašem timu da uskočite odmah na sastanak i zaobiđete stol kako biste razgovarali o idejama dok su im najvažnije. Umjesto da dugo čekate da sljedeća osoba progovori, svi će biti spremni razgovarati kroz ideje i imat ćete puno veće šanse da istog dana odlučite koji je najbolji postupak. Energija u sobi bit će zarazna i bit ćete sretni kad vidite koliko produktivniji mogu biti ovi sastanci.
4. Uklonite vanjske smetnje.
Sastanci su stvoreni kako bi se posvetilo određeno vrijeme za raspravu o važnim stvarima. Poštujte to vrijeme ne donoseći sa sobom nikakvu distrakciju, poput telefona ili prijenosnog računala. Inače, kolege mogu pomisliti da je nepristojno ili nepoštivanje kad vas vide kako tipkate ili stalno provjeravate telefon.
Međutim, budući da će nekim ljudima elektronički uređaj možda trebati za bilježenje ili praćenje e-pošte, budite sigurni da ga držite u tišini kako ne bi zvučale glasne obavijesti. Također, ako ponesete elektroničke uređaje, recite svima na početku sastanka da ćete ih koristiti za bilježenje. Ne donošenjem uređaja ili upozorenjem ljudi prije vremena zašto donosite uređaj, spriječit će kolege da se pitaju obraćate li pažnju.
5. Završite sastanke ponavljanjem ključnih preuzimanja.
Kao voditelj sastanka, budite sigurni da koristite zadnjih pet minuta svakog sastanka za brzi sažetak ključnih ponosa. To pomaže učiniti najvažnije dijelove informacija kristalno jasnima. Ponavljanje onoga što bi svi trebali učiniti ili predstaviti do sljedećeg sastanka izvrstan je način da završite sastanak i zadržite sve na zadatku.
Izvlačenje vrijednosti sa sastanaka trebao bi biti glavni prioritet, nemojte imati sastanke zbog stvari o kojima možete brzo razgovarati telefonom ili e-poštom. Obavezno pripremite sastanke za važne teme rasprave i visoku produktivnost. Neka vam vaš tim pomogne da ovo vrijeme mudro iskoristite za zajednički rad i glatko kretanje kroz projekte.
