E-adrese su valuta poslovne komunikacije u današnjem svijetu. Iako postoje ekrani i žice između pošiljatelja i primatelja, održavanje pravilne uljudnosti i bontona i dalje je važno. Lutanje i upisivanje nebitnih fraza jednako je loše kao i verbalno izbacivanje nerazumljivosti pred klijentima ili menadžerima. Poboljšanje komunikacijskih vještina na ovaj način neophodno je ako želite uspjeti u poslu.
Svakog se dana pošalje preko 100 milijardi e-poruka, a prosječno vrijeme provedeno u čitanju svake je 15-20 sekundi. Neka bude kratko, pogotovo jer se 65 posto sve e-pošte otvori prvo na manjem mobilnom zaslonu. Jedan od načina da osigurate primanje vaše poruke - i da pritom vaša reputacija ne bude ugrožena - je uklanjanje ovih 10 besmislenih fraza iz vaše e-pošte odmah.
1. 'Molimo vas da vas upozorim ...'
Ova se fraza često koristi jer zvuči profesionalno, ali je uvijek nepotrebna. Umjesto toga, budite izravni i jezgroviti. Ako odvojite vrijeme za pisanje e-pošte, primatelj već zna da ga namjeravate o nečemu obavijestiti. Reći im da ćete to učiniti podsvjesno vrijeđa njihovu inteligenciju.
2. 'Molim vas, ne ustručavajte se kontaktirati me ...'
Kada upotrebljavate ovu frazu, ponovno izjavljujete očito. Ljudi će vas kontaktirati ako ih zanima što ste poslali ili ako imaju pitanja u vezi s vašom porukom. Budući da mogu samostalno ostvariti svoju digitalnu slobodu govora, ne trebaju vas da ih pozivate ili im dopuštate pristup da odgovore.
3. 'Samo ...'
Nedavno je Ellen Leanse, osnivačica Karmahacksa, razbarušila nekoliko perja kad je u profesionalnoj komunikaciji prozvala prekomjernu upotrebu riječi 'samo'. U postu na LinkedInu, Leanse se protivi riječi - za koju tvrdi da je žene koriste tri do četiri puta češće od muškaraca - rekavši:
Počeo sam primjećivati da 'samo' nije uljudnost: to je bila suptilna poruka podređenosti, poštovanja. Ponekad je to bilo samozatajno. Ponekad čak i dvolične. Kad sam počeo stvarno slušati, shvatio sam da je njegovo udaranje iz fraze gotovo uvijek pojasnilo i ojačalo poruku.
Bez obzira slažete li se s njezinim zaključcima ili ne (i nekoliko drugih istaknutih glasova se ne slaže), njezina rasprava o 'samo' kao 'dječjoj' riječi, prema modelu Transakcijske analize koji je objavio Eric Berne, zaslužuje neko istraživanje. U međuvremenu se klonite ove fraze i umjesto nje odaberite konačniji jezik.
4. 'Mislim ...'
Pošiljatelji često uključuju 'Mislim ...' kako bi umanjili potencijalni udarac budućeg odbijanja, ali koristeći ovu frazu primatelju kažete da niste sigurni u sebe. Kad god komunicirate - e-poštom ili u stvarnom životu - sa svojom porukom morate izgledati samouvjereno. Ako to ne učinite, riskirate da primatelj zanemari vaše mišljenje i krene naprijed s drugom idejom. Prenošenje povjerenja na radnom mjestu ključ je uspjeha.
5. 'U prilogu pronađite ...' ili 'U prilogu pronađite ...'
Možda se čini manjim, ali zapravo ništa ne može biti priloženo u e-poruci. Datoteke se mogu priložiti, ali zapravo se ništa ne može staviti u e-poštu. Koristeći bilo koju od ovih fraza, pisac izbjegava koristiti zamjenicu „I“, ali rečenica zvuči arhaično. Jednostavno obavijestite čitatelja: 'Priložio sam ...'
6. 'Nadam se da si dobro ...'
Ova se fraza obično piše u dva navrata. U jednom se slučaju pojavi neposredno prije nego što primatelja udarite nečim nepoželjnim. Drugi je slučaj kada želite glumiti blizak odnos s nekim ili istinski interes za nekoga kad ga nema. Ako ste iskreno zainteresirani za nečiju dobrobit, razgovarajte o tome izravno, umjesto da koristite ovu frazu za popunjavanje.
7. 'Mislio sam da ću pružiti ruku ...'
Ne znam za vas, ali ova me fraza natjera da zamislim mališana kako hvata nešto izvan dohvata ruke s naslona autosjedalice. Također se čini vrlo plašljivim i oslikava nesigurnost. Umjesto toga, jednostavno napišite svoju poruku ili pitanje i budite izravni. Umjesto da kažete 'Mislio sam da ću pružiti ruku', recite 'Volio bih vas počastiti ručkom i razgovarati o mojoj poslovnoj ideji.' Premlaćivanje oko grma nikome ne ide na ruku. Umjesto toga, razjasnite svoju namjeru primatelju da vidi.
8. 'Mogu li odabrati tvoj mozak?'
To u osnovi govori onome kome šaljete poruku da mu želite oduzeti vrijeme, a da zauzvrat ne ponudite ništa vrijedno. Umjesto toga, istaknite to što ćete s primateljem podijeliti zanimljiv ili koristan uvid, dajući toj osobi do znanja da želite dvosmjernu ulicu suradnje između vas dvoje u budućnosti.
koliko je visoka josie davis
Kada poredam govorne angažmane, otkrio sam da je ovaj tupi pristup najbolje funkcionirao - što je rezultiralo 52 posto uspješnosti u dobivanju daljnje poruke, u usporedbi s 20-27 posto stope odgovora s ostalim metodama koje sam pokušao.
9. 'Koga bi to moglo zanimati ...'
Postoji nekoliko scenarija u kojima je ova fraza prikladna, ali njih je malo i jako su daleko. Ako znate na koga se odnosi vaša poruka, obratite se toj osobi izravno, umjesto da se skrivate iza ovog uvoda. Upotreba gornje fraze umjesto imenovanja pojedinca čini se da izgledate nesigurno i nepotrebno formalno. Pritisnite gumb za brisanje prije nego što pošaljete e-poštu koja sadrži ove riječi.
10. 'S poštovanjem ...'
U prošlosti je ova fraza bila popularno skraćivanje više pogođenih zatvaranja, ali u današnjoj komunikaciji e-poštom zvuči vrlo formalno i neiskreno. Općenito, e-poštu možete zatvoriti jednostavnim 'Hvala' ili samo svojim imenom. 'Živjeli' je još jedna zabavna opcija koja prenosi dobre želje bez nailaženja na zagušljivost ili zaglavljenost. Ovih dana svi razumijemo kada je poruka završila. Nema potrebe da se uvelike ulažete u službeno zatvaranje.
Priđite tanjuru i napišite bolji e-mail. Kolege će cijeniti kratkoću vaših poruka, a bolji ćete odgovor dobiti kad vaši zahtjevi budu jasniji. Nema potrebe za paperjem i punilom u e-pošti. Jednostavno recite što mislite. Rezultati će reći sami za sebe.
Koje fraze vas najviše živciraju u e-pošti? Podijelite svoj najveći e-mail ljubimac u komentarima u nastavku.
