Američki zaposlenici u prosjeku potroše oko četvrtina pročešljavanja radnog tjedna stotine mailova .
Unatoč činjenici da smo zalijepljeni za naše gumbe za odgovor, trenerica karijere Barbara Pachter kaže da mnogi profesionalci još uvijek ne znaju kako pravilno koristiti e-poštu.
Zbog velikog broja poruka koje čitamo i pišemo, možda smo skloniji pravljenju neugodnih pogrešaka, a te pogreške mogu imati ozbiljne posljedice.
Pachter u svojoj knjizi iznosi osnove moderne etikete e-pošte ' Osnove poslovnog bontona . ' Razgovarali smo s njom i izvukli najvažnija pravila koja trebate znati.
Vivian Giang i Rachel Sugar doprinijele su ranijim verzijama ovog članka.
1. Uključite jasnu, izravnu crtu predmeta
Primjeri dobre teme uključuju 'Datum sastanka promijenjen', 'Brzo pitanje o vašoj prezentaciji' ili 'Prijedlozi za prijedlog'.
'Ljudi često odlučuju hoće li otvoriti e-poštu na temelju teme', kaže Pachter. 'Odaberite onu koja čitateljima daje do znanja da rješavate njihove probleme ili poslovne probleme.'
2. Upotrijebite profesionalnu adresu e-pošte
Ako radite u tvrtki, trebali biste koristiti adresu e-pošte tvrtke. No ako upotrebljavate osobni račun e-pošte - bilo da ste samostalni ili ga jednostavno povremeno koristite za dopisivanje na poslu - trebali biste biti oprezni pri odabiru te adrese, kaže Pachter.
Uvijek biste trebali imati adresu e-pošte koja prenosi vaše ime kako bi primatelj točno znao tko šalje e-poštu. Nikada nemojte koristiti adrese e-pošte (možda ostatke vaših školskih dana) koje nisu prikladne za upotrebu na radnom mjestu, poput 'babygirl @ ...' ili 'beerlover @ ...' - bez obzira koliko volite hladna piva.
3. Dobro razmislite prije nego što pritisnete 'odgovori svima'
Nitko ne želi čitati mailove od 20 ljudi koji nemaju nikakve veze s njima. Ignoriranje e-pošte može biti teško, jer mnogi ljudi dobivaju obavijesti o novim porukama na svojim pametnim telefonima ili ometajuće skočne poruke na zaslonima računala. Uzdržite se od pritiskanja 'odgovori svima', osim ako stvarno mislite da svi s popisa trebaju dobiti e-poštu, kaže Pachter.
4. Uključite blok potpisa
Pružiti čitatelja s nekim informacijama o vama, predlaže Pachter. 'Općenito bi se ovdje navodilo vaše puno ime, naslov, naziv tvrtke i vaši podaci za kontakt, uključujući telefonski broj. Također možete dodati malo publiciteta za sebe, ali nemojte pretjerivati s bilo kojim izrekama ili umjetničkim djelima. '
Koristite isti font, veličinu i boju kao i ostatak e-pošte, kaže ona.
5. Koristite profesionalne pozdrave
Nemojte koristiti ležerne, kolokvijalne izraze poput: 'Hej, ljudi', 'Joj' ili 'Bok ljudi'.
'Opuštena priroda naših pisanja ne bi trebala utjecati na pozdrav u e-pošti', kaže ona. ' Hej vrlo je neformalni pozdrav i općenito se ne bi trebao koristiti na radnom mjestu. I Mi nije u redu ni. Koristiti bok ili zdravo umjesto toga. '
Također savjetuje da se ne skraćuje ničije ime. Recite 'Bok Michael', osim ako niste sigurni da više voli da ga zovu 'Mike'.
6. Umjereno koristite uskličnike
Ako odlučite koristiti uskličnik, upotrijebite samo jedan da prenesete uzbuđenje, kaže Pachter.
'Ljudi se ponekad zanose i na kraju rečenica stavljaju brojne uskličnike. Rezultat može izgledati previše emocionalno ili nezrelo ', piše ona. 'Uskličnike treba koristiti štedljivo u pisanju.'
7. Budite oprezni s humorom
Humor se lako može izgubiti u prijevodu bez pravog tona ili izraza lica. U profesionalnoj razmjeni, bolje je humor ostaviti izvan e-pošte, osim ako dobro poznajete primatelja. Također, nešto što mislite da je smiješno možda neće biti smiješno nekome drugome.
Pachter kaže: 'Nešto što se doživljava smiješnim kad se govori može naići na sasvim drugačije kad se napiše. Ako sumnjate, izostavite to. '
8. Znajte da ljudi iz različitih kultura različito govore i pišu
Do pogrešne komunikacije lako može doći zbog kulturne razlike , posebno u obliku pisanja kad ne možemo međusobno vidjeti govor tijela. Prilagodite svoju poruku kulturnoj pozadini primatelja ili koliko ih dobro poznajete.
Dobro pravilo koje morate imati na umu, kaže Pachter, jest da vas kulture s visokim kontekstom (japanska, arapska ili kineska) žele upoznati prije nego što posluju s vama. Stoga bi moglo biti uobičajeno da poslovni suradnici iz tih zemalja budu osobniji u svojim radovima. S druge strane, ljudi iz kultura s niskim kontekstom (njemačke, američke ili skandinavske) radije vrlo brzo prelaze na stvar.
9. Odgovorite na svoju e-poštu - čak i ako e-pošta nije bila namijenjena vama
Teško je odgovoriti na svaku poruku e-pošte koja vam je ikada poslana, ali trebali biste pokušati, kaže Pachter. To uključuje slučajeve kada vam je e-pošta slučajno poslana, posebno ako pošiljatelj očekuje odgovor. Odgovor nije potreban, ali služi kao dobra etiketa e-pošte, pogotovo ako ta osoba radi u istoj tvrtki ili industriji kao i vi.
Evo primjera odgovora: 'Znam da ste jako zauzeti, ali mislim da mi niste htjeli poslati ovaj e-mail. I htio sam vas obavijestiti kako biste ga mogli poslati ispravnoj osobi. '
10. Dodajte e-adresu zadnji
'Ne želite slučajno poslati e-poštu prije nego što završite s pisanjem i provjerom poruke', kaže Pachter. 'Čak i kada odgovarate na poruku, dobra je mjera predostrožnosti da izbrišete adresu primatelja i umetnete je samo kada ste sigurni da je poruka spremna za slanje.'
11. Lektorirajte svaku poruku
Primatelji vaše e-pošte neće proći vaše pogreške. 'I, ovisno o primatelju, možda će vam se suditi jer ste ih stvorili', kaže Pachter.
neto vrijednost nancy mckeon 2015
Ne oslanjajte se na provjeru pravopisa. Pročitajte i pročitajte svoju e-poštu nekoliko puta, po mogućnosti naglas, prije nego što je pošaljete.
'Jedan je nadzornik namjeravao napisati' Oprostite na neugodnosti ', kaže Pachter. 'Ali pouzdao se u svoju provjeru pravopisa i na kraju napisao' Oprostite na inkontinenciji. '
12. Još jednom provjerite jeste li odabrali ispravnog primatelja
Pachter kaže da obratite posebnu pažnju kada upisujete ime iz svog adresara u retku e-pošte 'Za'. 'Lako je odabrati pogrešno ime, što može biti neugodno za vas i za osobu koja je e-poštom primila pogreškom.'
13. Neka fontovi budu klasični
Purple Comic Sans ima svoje vrijeme i mjesto (možda?), Ali za poslovnu korespondenciju neka vaši fontovi, boje i veličine budu klasični.
Glavno pravilo: Vaši e-mailovi trebaju biti jednostavni za čitanje drugim ljudima.
'Općenito je najbolje koristiti tip s 10 ili 12 točaka i font za čitanje kao što je Arial, Calibri ili Times New Roman', savjetuje Pachter. Što se tiče boje, crna je najsigurniji izbor.
14. Ne skraćujte ime primatelja osim ako to nisu zatražili od vas
' Zovem se Barbara. Ne volim primati e-poštu s adresom 'Zdravo Barb', kaže ona za Business Insider. 'Isto vrijedi i za upotrebu nadimaka. Ne zovi me Barbie! '
Ako vam osoba nije rekla da više voli nadimak, ne preuzmite ga na sebe da ga koristite. Možda se samo trudite biti ljubazni ili neformalni, ali to je neprimjereno i može vam ući pod kožu.
15. Provjerite jeste li pravilno napisali ime primatelja
'Ako nekoga uvrijedite u pozdravu, ta osoba možda neće čitati dalje', kaže ona.
Budite pošteni i ispravno napišite ime primatelja. 'Mnoge ljude vrijeđaju ako im se pogrešno napiše ime. Provjerite je li ispravno napisan u bloku potpisa osobe. Također možete provjeriti njihovu e-adresu. Na njihovim se adresama često nalaze imena i / ili prezimena ljudi. '
Ako e-poštom šaljete potencijalnog klijenta, možda će pretpostaviti da malo obraćate pažnju na detalje ili ste prezauzeti ili rastreseni da biste pravilno shvatili svoje ime, a to nije poruka koju želite poslati.
16. Pratite ton
Baš kao što se vicevi gube u prijevodu, ton je lako krivo protumačiti bez konteksta kakav biste dobili od vokalnih znakova i izraza lica. U skladu s tim, lako je izaći naglo više nego što ste možda namjeravali. Mislili ste 'izravno'; čitaju 'bijesan i kratak'.
Da bi izbjegao nesporazume, Pachter preporučuje da pročitate poruku naglas prije nego što pritisnete send. 'Ako vam zvuči grubo, čitatelju će zvučati grubo', kaže ona.
Za najbolje rezultate izbjegavajte upotrebljavati nedvosmisleno negativne riječi ('neuspjeh', 'pogrešno' ili 'zanemareno') i uvijek recite 'molim' i 'hvala'.
17. Ništa nije povjerljivo - zato napišite u skladu s tim
Uvijek se sjetite što je bivši direktor CIA-e David Petraeus očito zaboravio, upozorava Pachter: Svaki elektronička poruka ostavlja trag.
'Osnovna smjernica je pretpostaviti da će drugi vidjeti ono što napišete', kaže ona, 'zato nemojte pisati ništa što ne biste željeli da svi vide.' Liberalnije tumačenje: Ne pišite ništa što bi za vas bilo rušno ili za druge. Napokon, e-poštu je opasno jednostavno proslijediti i bolje je biti na sigurnom nego žaliti.
Ovaj priča prvi put pojavila na Business Insider .
