Priručnici za zaposlenike , priručnici za politike i procedure, priručnici za zaposlenike - kako god ih želite nazvati - i zaposlenici i poslodavci često smatraju nužnim zlom. Tipično stvaraju zaprepaštenje kod zaposlenika, pogotovo ako nisu jasni, dobro napisani i specifični za posao te ako se uglavnom usredotoče na negativnost - drugim riječima, popis samo ono što ne treba raditi. U međuvremenu poslodavci obično gledaju na te priručnike kako bi pokrili svoju ... imovinu ... u slučaju bilo kakvih potencijalnih tužbi.
Međutim, postoji bolji način.
Stručnjaci kažu da mala i srednja poduzeća mogu izraditi priručnike za zaposlenike koji ih štite od parnica i olakšati članove osoblja pozitivnim izražavanjem politika tvrtke. Da bi imao učinkovit priručnik o politikama, poslodavac bi trebao odvojiti vrijeme da prepozna što je važno za posao, kako u informiranju i radu zaposlenika, tako i u postizanju poslovnih ciljeva tvrtke. 'Može poslužiti kao knjiga za igru i objasniti pravila igre za zaposlenike o tome što se od njih očekuje', kaže Nancy Cooper, predsjednica skupine za rad i zapošljavanje Garvey Schubert Barer , odvjetničko društvo sa sjedištem u Portlandu u državi Oregon.
'Vrijednost je u tome što zaposlenici mogu razumjeti što se od njih očekuje i što mogu očekivati od tvrtke', dodaje Paul Rowson, direktor tvrtke Svijet na djelu , globalno udruženje ljudskih resursa koje se fokusira na naknade, beneficije, radni život i integrirane ukupne nagrade. 'To uključuje način na koji se donose odluke o plaćama, kako se ocjenjuju prema njihovoj uspješnosti, kako se tvrtka odnosi prema stvarima poput bolovanja i drugih naknada, kako tvrtka gleda na programe radnog života i kako će se prema njima postupati u sporu.' Ako se sva navedena pitanja navedu u priručniku, zaposlenika se može osloboditi da najbolje radi, dodaje, bez brige da će se poslodavac prema njima odnositi nepravedno.
Ali vrag je u detaljima, kako se kaže. Uspjeh priručnika za zaposlenike ovisi o tome što uključujete i kako definirate politike. Prvo pravilo za pisanje pobjedničke knjige je da ona mora biti napisana na jasan, razumljiv način i odražavati poslovnu kulturu. Određene politike moraju biti u priručniku po zakonu. To znači da biste trebali izdvojiti vrijeme za učenje o lokalnim i državnim zahtjevima, kao i saveznim zahtjevima, kaže Cooper. Druge politike trebale bi biti u priručniku za zaštitu poslodavca. 'Bez obzira na razlog koji stoji iza politike, svi bi se trebali provoditi na dosljedan način', dodaje ona.
Napomena urednika: Tražite li HR outsourcing za svoju tvrtku? Ako želite informacije koje će vam pomoći da odaberete onu koja vam odgovara, koristite upitnik u nastavku kako bi vam naš partner, BuyerZone, pružio informacije besplatno:
Sljedeći vodič opisat će što sve morate sadržavati po zakonu, klauzule za koje pravni stručnjaci kažu da bi ih trebao sadržavati svaki priručnik za zaposlenike, a zatim i druge neobavezne odredbe koje biste možda trebali uključiti u priručnik za zaposlenike kako bi to funkcioniralo za vas i vaše zaposlenike.
Što uključiti u priručnik za zaposlenike: Odredbe priručnika propisane zakonom
Prije nego što se bave pisanjem priručnika za zaposlenike, poslovni lideri moraju shvatiti što moraju sadržavati zakon. To također može odrediti kako ćete odlučiti za postavljanje priručnika za zaposlenike.
Prvi korak je upoznavanje saveznih, državnih i lokalnih zakona o zapošljavanju kojih se morate pridržavati - neki čak moraju biti objavljeni u priručniku za zaposlenike tvrtke. Američko Ministarstvo rada na svojoj web stranici na adresi objavljuje informacije za poslodavce o saveznim zakonima koji utječu na probleme na radnom mjestu www.dol.gov . Ako vaše poslovanje posluje u više država, možda imate pravne razloge za pisanje različitih priručnika za zaposlenike u svakoj državi. 'Svaka država ima jedinstvene zakone o zapošljavanju', kaže Cooper. 'Mnogi zakoni na državnoj razini kažu da to morate imati u priručniku.'
neto vrijednost šefa kolača
Ostala pitanja mogu također utjecati na vaš pristup priručniku za zaposlenike. Na primjer, ako imate različite poslovne jedinice, poput proizvodnog pogona i prodajnog i istraživačkog objekta, možda ćete htjeti da osnovni priručnik bude isti za svaku skupinu zaposlenika, ali možda ćete htjeti uključiti posebne politike za određene poslovne jedinice , na primjer ako jedna poslovna jedinica ima sindikat ili zaposlenike koji plaćaju satnicu, kaže Cooper.
Nakon što odredite kako ćete pristupiti priručniku za zaposlenike, morate odrediti koje politike trebate uključiti po zakonu. Neke tvrtke nude softver ili predloške koji mogu biti dobar početak za korake kroz postupak. Ali politike se mogu razlikovati od države do države. Ako niste sigurni koje su zakonske odredbe propisane, obratite se organizacijama za ljudske resurse ili odvjetniku za zapošljavanje. Mnogi državni odjeli za rad na svojim web stranicama također imaju popis poslodavaca o zakonima kojih se moraju pridržavati kad posluju u državi, a oni mogu biti korisni pri određivanju što uključiti u priručnik za zaposlenike.
Pravila koja trebate uključiti u priručnik za zaposlenike po zakonu mogu sadržavati sljedeće:
- Politike obiteljskog medicinskog dopusta . Zakon o obiteljskom medicinskom odsustvu savezne vlade zahtijeva da poslodavci određene veličine zaposlenicima omoguće neplaćeni dopust do 12 tjedana u bilo kojem razdoblju od 12 mjeseci za rođenje ili skrb o djetetu radi njege užeg člana obitelji s ozbiljnim zdravstvenim stanjem , ili ako zaposlenik ima ozbiljno zdravstveno stanje. Mnoge države također imaju svoje politike u vezi s neplaćenim obiteljskim dopustom.
- Politike jednakog zapošljavanja i nediskriminacije . Američko Ministarstvo rada zahtijeva od mnogih tvrtki da objavljuju informacije u kojima se navodi da poduzeće slijedi zakone o nediskriminaciji i jednakim mogućnostima zapošljavanja pri zapošljavanju i napredovanju.
- Politike naknada radnika . Mnoge države zahtijevaju da se zaposlenici pismeno obavijeste o politikama naknada radnika.
Među ostalim zakonima koji bi mogli zahtijevati uključivanje u priručnike za zaposlenike su politike u vezi s smještajem osoba s invaliditetom, politike o vojnom dopustu, politike smještaja za dojenje i politike odlaska žrtava zločina.
Kopaj Dublje: Kako sastaviti priručnik za zaposlenike
Što uključiti u priručnik za zaposlenike: klauzule koje treba sadržavati svaki priručnik za zaposlenike
Postoji nekoliko općih izjava o odricanju odgovornosti koje bi svaki priručnik za zaposlenike trebao imati.
je li paul jr još uvijek oženjen
- Ni ugovor . Važno je naglasiti da je priručnik upravo to - priručnik - i ne daje nikakva obećanja o nastavku zaposlenja. Cooper preporučuje sljedeću formulaciju: 'Ovaj priručnik nije ugovor, izričit ili podrazumijevan, niti jamči zaposlenje na određeno vrijeme. Iako se nadamo da će naš radni odnos biti dugoročan, ili Tvrtka ili vi možete prekinuti odnos u bilo kojem trenutku, sa ili bez najave, sa ili bez razloga, u mjeri u kojoj to dopušta zakon. '
- Priručnik daje prednost prethodnim dokumentima o politici . Priručnik bi trebao jasno reći da je to glavna riječ o politikama poduzeća. Cooper predlaže da koristite sljedeći jezik: 'Ovaj priručnik za zaposlenike zamjenjuje i zamjenjuje sva prethodna pravila i postupke, uključujući, ali ne ograničavajući se na sve memorandume ili pisana pravila koja su možda izdana o temama obuhvaćenim ovim priručnikom.'
- Politike u priručniku mogu se mijenjati . Važno je ostaviti malo prostora za vrckanje jer se vremena mijenjaju, pojavljuju se novi problemi i možda ćete trebati izvršiti revizije. Cooper vam ovako predlaže da sročite ovu odredbu: 'Politike sadržane u ovom priručniku samo su smjernice i podložne su promjenama ako Tvrtka smatra da su prikladne i potrebne. S vremena na vrijeme možete primiti obavijest o novim ili izmijenjenim pravilima, postupcima, pogodnostima ili programima. '
- Stranica s priznanjem zaposlenika . Kako biste zaštitili svoje poslovanje i provjerili jesu li vaši zaposlenici svjesni da se vaša tvrtka pridržava ovih zakona, važno je uključiti stranicu s potvrdom koju zaposlenik potpisuje i vraća. U priznanju treba biti navedeno da zaposlenik razumije da je njihova odgovornost čitati i slijediti politike. 'Želite da se stranica potvrde odvoji od priručnika', kaže Cooper. 'Jednom kad je potpisan, mora ući u osobni dosje zaposlenika.'
Kopaj Dublje: Alati: Potvrda potvrde o priručniku za zaposlenike
Što uključiti u priručnik za zaposlenike
Prije nego što napišete priručnik za zaposlenike, odvojite vrijeme i da utvrdite što vam je važno kao poslu. Je li vam stalo do izgleda vaših zaposlenika kad su na poslu? Želite li da se suzdrže od slanja tekstnih poruka dok su na poslu? Je li vas briga da li vode blog o tvrtki? Ako vam je problem važan i ako očekujete ponašanje zaposlenika, trebali biste ga riješiti u pravilima.
'Važna pitanja mogu biti stvari poput sposobnosti zaposlenika da koristi mobitele na poslu ili za vrijeme vožnje; bavljenje odgovarajućim načinom (ili neprikladnim načinom) na koji zaposlenici raspravljaju o poslodavcu u chat-sobama ili na blogovima nakon radnog vremena; ili čak sposobnost poslodavca da riješi probleme stvorene načinom na koji zaposlenici koriste svoja računala, e-poštu i glasovnu poštu ', kaže Cooper. 'Jedna od najvažnijih stvari koje treba zapamtiti jest da vaš priručnik mora odražavati način vašeg poslovanja. Ako pišete politiku, budite spremni na njezinu provođenje - bilo da se radi o ograničenjima koja postavljaju politike ili ciljevima koji podržavaju politiku. Morate imati priručnik koji će biti istinski odraz vašeg poslovanja. '
Također trebate odlučiti koji ton želite imati u svom priručniku. Mnogi su priručnici napisani iz negativne perspektive 'ne smije'. Neki od najučinkovitijih priručnika su oni koji su napisani iz pozitivne perspektive. 'Sigurno da zaposlenici moraju znati kakvo će ponašanje uzrokovati probleme, poput pretjeranog izostanka, ali pravila ne moraju biti napisana usredotočujući se na kaznu', kaže Cooper.
Evo smjernica za odjeljke koje biste mogli uključiti u priručnik za zaposlenike:
1. Povijest tvrtke . Iako nije potreban, kratki odjeljak koji govori o povijesti tvrtke i njenoj misiji može vam pomoći da postavite ton priručniku za zaposlenike. Rowson kaže da ovaj odjeljak može uključivati rasprave o izjavi o misiji tvrtke, koji je njezin razlog postojanja, tko su njezini kupci, kakav je položaj na tržištu itd. 'Možete razgovarati o osnivaču kako biste stekli osjećaj za povijest tvrtke ili kulturu ', kaže Rowson. 'Možete dodati raspravu o voditeljskom timu kako bi se ljudi osjećali kao da znaju za koga u konačnici rade.' Cooper upozorava da u ovom odjeljku ne daje obećanja, poput obećanja da će zaposlenicima platiti najviši dolar u vašem području, što bi moglo biti teško održati ako tvrtka padne u teška ekonomska vremena.
2. Politika plaćenog odmora . Ovaj odjeljak opisuje politike odmora tvrtke, poput načina na koji se zarađuje vrijeme odmora i kako zakazati slobodno vrijeme. Također bi trebalo navesti koje praznike tvrtka obilježava, uključujući i koje praznike tvrtka zatvara i, ako je restoran ili drugo poduzeće koje ostaje otvoreno praznicima, kako će zaposlenici dobiti naknadu za radni odmor. Možda ćete se htjeti pozabaviti i bolovanjem, obiteljskim medicinskim dopustom i drugim vrstama dopusta, kao što je vojni dopust supružnika.
3. Ponašanje zaposlenika . Pod ovim naslovom možete razgovarati o politici pohađanja, pauzama za obroke i razdobljima odmora te općim očekivanjima od ponašanja zaposlenika. To može uključivati iznošenje pravila protiv diskriminacije uznemiravanja zaposlenika, zabrane pušenja, politike zlouporabe droga, načina na koji zaposlenici mogu koristiti Internet ili e-poštu i pravila odijevanja - ako ih imate. Možda ćete htjeti razmotriti kako zaposlenici trebaju postupati s rješavanjem sukoba. Neka ovaj odjeljak bude vrlo općenit. 'Ne ulazite previše u detalje', kaže Cooper. 'Ljudska je narav željeti pranje svih prihvatljivih stvari, ali ljudska je narav da ćete i vi nešto zaboraviti.'
4. Plaćanje i promocije . Navedite svoje načine plaćanja i obavijestite zaposlenike hoće li im se plaćati svaki tjedan ili svaka dva tjedna ili bilo što drugo. Ovdje navodite svoje prekovremene politike, definirate radno vrijeme i raspravljate o strukturi platnog razreda kako bi ljudi znali gdje se uklapaju u hijerarhiju, kaže Rowson. 'Posljednje što želite učiniti kad angažirate nekoga jest iznenaditi ga kad će im stići plaća ', kaže Rowson. 'Želite obavijestiti ljude koliko često će biti plaćeni i kako će biti plaćeni, nudite li izravni depozit i koliko razdoblja plaćanja ima u godini.' Također možete razgovarati o tome koje vrste kompenzacijskih paketa nudite, uključujući to imaju li zaposlenici pravo na bonuse ili opcije dionica i kako funkcionira postupak ocjene učinka. Cooper upozorava da ako izričete politiku tvrtke za napredak, morate imati na umu da tvrtka i njezini menadžeri moraju uzeti u obzir tu politiku. 'Tu većina tvrtki griješi', kaže ona. 'Previše obećavaju i ne slijede vlastite politike.'
5. Prednosti . U ovom odjeljku pružite zaposlenicima općeniti pregled pogodnosti koje nudite u pogledu zdravstvene zaštite, stomatologije, vida, životnog osiguranja itd., Ali ne razgovarajte o određenim politikama s određenim tvrtkama. 'Vaše se beneficije mogu često mijenjati - vjerojatno češće nego što se to radi u priručniku', ističe Cooper. Razgovarajte o tome tko ispunjava uvjete, jesu li samo zaposlenici s punim radnim vremenom ili ako se zaposlenima s nepunim radnim vremenom nudi proporcionalni paket pogodnosti, obratite se tome također. Navedite kriterije za ispunjavanje uvjeta, kada se možete prijaviti za beneficije i koji su kritični životni događaji tijekom kojih možete promijeniti beneficije - poput braka ili rođenja djeteta.
Nakon što se sve informacije objedine u priručniku za zaposlenike, provjerite je li dokument prije distribucije zaposlenicima. Ako je ikako moguće, u pripremu priručnika trebao bi biti uključen odvjetnik. 'Ako poslodavac pokušava uštedjeti novac', kaže Cooper, 'najmanje što bi trebali učiniti jest da ga odvjetnik pregleda nakon što ga sastavi.' Taj bi pregled, dodaje ona, mogao samo pomoći vašem poslu da izbjegne buduće tužbe koje uključuju ponašanje zaposlenika koje je - ili nije - definirano u priručniku za zaposlenike.
Kopaj Dublje: Trebate li politiku društvenih medija?
koje je nacionalnosti tarek od flip ili flop
Što uključiti u priručnik za zaposlenike: preporučene poveznice
Društvo za upravljanje ljudskim potencijalima
http://www.shrm.org
SHRM je najveća svjetska udruga posvećena upravljanju ljudskim resursima, koja predstavlja više od 250 000 članova u više od 140 zemalja.
Američko Ministarstvo rada
http://www.dol.gov
Vodiči za savezne zakone o radu na web mjestu Ministarstva rada mogu vam pomoći da provjerite pokrivate li osnove u priručniku za zaposlenike.
Priručnik za mala poduzeća
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Priručnik Uprave za zaštitu na radu Ministarstva za rad za mala poduzeća može poslodavcima pomoći da osiguraju sigurno i zdravo radno mjesto za svoje zaposlenike.
Besplatni priručnik za modele
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com nudi besplatni priručnik za modele. Cjeloviti priručnik za politike Instituta Alexander Hamilton (100 USD) CD-ROM je s politikama za uređivanje s državnim smjernicama. And Policies Now je luksuzni program (hrtools.com; 199 USD) koji koristi čarobnjaka za pitanja i odgovore kako bi vam pomogao prilagoditi priručnik
Svijet na djelu
http://www.worldatwork.org
Ovo globalno udruženje ljudskih resursa fokusira se na naknade, beneficije, radni vijek i integrirane ukupne nagrade koje pomažu organizacijama privući, motivirati i zadržati nadarenu radnu snagu.
Napomena urednika: Tražite li HR outsourcing za svoju tvrtku? Ako želite informacije koje će vam pomoći da odaberete onu koja vam odgovara, koristite upitnik u nastavku kako bi vam naš partner, BuyerZone, pružio informacije besplatno:
Objavljivanje u uredništvu: Inc. piše o proizvodima i uslugama u ovom i drugim člancima. Ovi su članci urednički neovisni - to znači da urednici i novinari istražuju i pišu o tim proizvodima bez ikakvog utjecaja bilo kojeg odjela za marketing ili prodaju. Drugim riječima, nitko ne govori našim novinarima ili urednicima što da napišu ili da u članak uključe bilo kakve pozitivne ili negativne informacije o tim proizvodima ili uslugama. Sadržaj članka u cijelosti je po odluci izvjestitelja i urednika. Primijetit ćete, međutim, da ponekad u članke uvrštavamo poveznice na ove proizvode i usluge. Kada čitatelji kliknu ove veze i kupe ove proizvode ili usluge, Inc može dobiti naknadu. Ovaj model oglašavanja zasnovan na e-trgovini - kao i svaki drugi oglas na našim stranicama članaka - nema utjecaja na našu uredničku pokrivenost. Izvjestitelji i urednici te veze ne dodaju niti će njima upravljati. Ovaj model oglašavanja, kao i drugi koje vidite na Inc-u, podržava neovisno novinarstvo koje pronalazite na ovom mjestu.
