Kada je bilo zadnji ste put zakazali sastanak i pozvali osam ljudi umjesto troje ljudi koji su stvarno trebali biti tamo jednostavno zato što niste željeli da se itko osjeća izostavljenim?
Kada ste posljednji put poslali e-poštu u cijeloj tvrtki u kojoj je pisalo nešto poput: 'Hej, pažnja kavopija: Ako dovršite lonac, napravite novi!' iako zapravo postoji samo jedna osoba koja krši ovo pravilo (a ona je vaš suosnivač)?
Kada ste posljednji put dugo razgovarali o paleti boja za novu brošuru s programerom, koji nema nikakve veze s brošurom, ali sigurno zna da ne voli narančastu boju?
Ovo su simptomi uobičajene bolesti: previše komunikacije .
Sada svi znamo da je komunikacija vrlo važna i da su mnogi organizacijski problemi uzrokovani neuspjehom u komunikaciji. Većina ljudi pokušava riješiti ovaj problem povećavanjem količine komunikacije: stavljanjem svih na e-mail, održavanjem dugih sastanaka i pozivanjem cijelog osoblja te traženjem svačija dva centa prije provedbe odluke.
No, troškovi komunikacije zbrajaju se brže nego što mislite, posebno kod većih timova. Ono što je nekada radilo s troje ljudi u garaži, a svi su razgovarali o svemu, jednostavno ne ide kad vam broj glava dosegne 10 ili 20 ljudi. Svi koji ne trebaju biti na tom sastanku ubijaju produktivnost. Svatko tko ne mora pročitati tu e-poštu njime odvlači pažnju. U nekom trenutku pretjerana komunikacija jednostavno nije učinkovita.
To je posebno podmukli problem za brzorastuća novoosnovana poduzeća. Kad ste stvarno mali i tek započinjete, nemate toliko ljudi, pa zadržavanje svih u vezi sa svime zapravo ne oduzima toliko vremena. No kako se povećavate, povećava se broj ljudi koji bi se mogli uključiti u bilo koju određenu raspravu, a količina stvari koje radite kao tvrtka raste i količina vremena koje možete izgubiti pretjerano komunicirajući postaje ozbiljan problem.
Kako se tvrtke šire, ljudi u njima počinju se specijalizirati. U tom će trenutku neki menadžeri zaključiti da imaju problem 'držati sve na istoj stranici'. Ali često ono što zapravo imaju jest 'zaustaviti ljude da se miješaju kad već ima dovoljno pametnih ljudi koji rade na nečemu'.
je li Peyton Manning imala rascjep nepca
Nije da Bob iz računovodstva nema ništa korisno za reći o fotografiji za novu reklamnu kampanju. Da, Bob je magistar likovne umjetnosti. Da, Bob je amaterski fotograf. A možda čak ima i bolji ukus od ljudi u marketingu. Ipak, Bob ne bi trebao govoriti marketinškom menadžeru što treba učiniti, jer to jednostavno nije učinkovito. Zapravo je vrlo neučinkovit.
Trošak pretjerane komunikacije unutar organizacija doznao je Fred Brooks u svojoj knjizi iz 1975. godine, Mitski čovjek-mjesec . Brooks je pomogao u izvođenju OS / 360 projekta u IBM-u, gradeći divovski operativni sustav za glavne računare tvrtke. U to su doba računala bila velika računala, strojevi hlađeni vodom, veličine sobe, ponekad s ogromnih 256 000 bajtova glavne memorije. OS / 360 bio je vjerojatno najveći softverski projekt koji je do tada pokušan. I bilo je monumentalno kasno.
Svaki put kad je neki aspekt projekta zaostajao, IBM je zadao još nekoliko ljudi. A ono što je Brooks primijetio, što ljude i dalje iznenađuje, jest da ovo nije uspjelo. Njegovo je zapažanje postalo poznato kao Brooksov zakon: dodavanje ljudi u kasni projekt obično ga pokreće i kasnije.
Pročitajte ponovo tu rečenicu jer nije intuitivna. Brooks je otkrio da će to dodati dodavanje ljudi u projekt dalje kasni s rasporedom .
Kako je to moguće? Pa, kad dodate novu osobu u tim, ta osoba mora komunicirati i koordinirati se sa svim ostalim ljudima u timu. Ovo ne zvuči kao velika stvar, ali jest. Novo dijete ne zna što se događa, pa netko drugi u timu - netko tko je samo prošli tjedan radio produktivan posao - mora zaustaviti svoj posao i pokazati ovom početniku užad.
Što je veći tim, to postaje sve gori. Kad imate tim od jedne osobe, nemate potrebe za komunikacijom. Nijedna.
Dodajte drugu osobu i sada imate jednu vezu: Adam i Marija moraju povremeno razgovarati.
melissa "missy" rothstein
Sad dodajte treću osobu, recimo, Srinivas, i odjednom smo s jedne veze prešli na tri, jer Srinivas mora razgovarati s Adamom i Marijom.
Dodajte četvrtu osobu. Ponestaje mi imena koja će mi pomoći - OK: Britney. Ako je dodamo, a ona se treba koordinirati sa svima njima, dobit ćete šest veza.
Za matematički sklone formula je da ako u vašem timu ima n ljudi, ima ih (brdva-n) / 2 veze. Ovaj grafikon ilustrira kako ovo postaje problem:
| narod | Veze |
|---|---|
| 1 | 0 |
| dva | 1 |
| 3 | 3 |
| 4 | 6 |
| 5 | 10 |
| 6 | petnaest |
| 7 | dvadeset i jedan |
| 8 | 28 |
| 9 | 36 |
| 10 | Četiri pet |
Kao što vidite, troškovi komunikacije počinju rasti prilično brzo, sve dok u velikim timovima sve što itko ikad ima vremena učiniti je da se koordinira sa svima ostalima - i nitko ne obavi bilo kakav posao. 2006. Moishe Lettvin, bivši programer u Microsoftu, napisao je post na blogu opisujući godinu koju je proveo koordinirajući popis stavki koje će se naći na jednom izborniku u sustavu Windows Vista - izborniku koji koristite za isključivanje računala. (Vidjeti Crapfest za isključivanje sustava Windows .) Lettvin je zaključio da su svi ljudi imali svoj glas pri dizajniranju ovog jedinog izbornika. Četrdeset tri! Brooksovom formulom to znači upravljanje 903 veze. Lettvin kaže da je toliko vremena proveo na koordinacijskim zadacima da je u 12 mjeseci proizveo manje od 200 redaka koda.
Kao šef, morate osmisliti načine za smanjenje komunikacijskih putova. Uklonite mailing liste s cijele tvrtke - ili barem naplatite 1,50 USD da biste ih poslali na njih. Prestanite imati velike sastanke. Treba vam kultura u kojoj ljudi ne postaju napeti jer nisu bili uključeni na sastanak, što znači da vam treba kultura koja nagrađuje ljude za obavljanje posla i mršti se zbog miješanja u tuđe poslove.
I na svakom projektu dodijelite jednu osobu koja će osigurati da se komunikacija dogodi - ali samo prava komunikacija. Inače će tim jednostavno započeti duge sastanke sa svima tamo i, iskreno, ljudi će se družiti, bloviti i govoriti i raspravljati o stvarima do kojih im zapravo nije stalo samo da bi čuli vlastiti glas.
Mislim da je ovo vjerojatno jedan od onih slučajeva u kojima je stari stil upravljanja iz 1950-ih slučajno nešto ispravio. U tim tvrtkama u stilu General Motors-a barem su imali ideju o tome kako se informacije trebaju kretati gore-dolje po urednim, regimentiranim organizacijskim ljestvicama, što je pokazalo malo priznanja da pravi odgovor nije da svaka pojedinačna osoba u organizaciji mora obratite pažnju na sve.
Kada ste osnovali tvrtku, vjerojatno ste izvrsno obavili komunikaciju. Svi su jedni drugima rekli sve. I vaši su se kupci svidjeli, jer kad su ih nazvali da pitaju za narudžbenicu, svi su znali gdje je. No kako se povećavate, ne možete svima neprestano govoriti o svakoj narudžbenici, pa morate izumiti određene komunikacijske sustave kako bi to saznali pravi ljudi i nitko drugi. Ne zato što je povjerljivo. Jer to je gubljenje vremena.
Joel Spolsky suosnivač je i izvršni direktor tvrtke Fog Creek Software te domaćin popularnog bloga Joel on Software. Za arhivu njegovih kolumni idite na www.inc.com/author/joel-spolsky .
