Bez obzira imate li zadatak riješiti higijenski problem zaposlenika ili vam nedostaju riječi o tome kako utješiti nekoga tko se suočava s osobnom tragedijom, možda ćete doći u napast da izbjegnete bilo što reći. Napokon, neugodni razgovori zaista su neugodni.
No, izbjegavanje slona u sobi samo će dodati nelagodu i napetost. Ponekad se s tim problemima morate suočiti frontalno, čak i kad je to neugodno. Evo osam savjeta kako neugodan razgovor učiniti manje neugodnim:
1. Izbjegavajte tišinu.
Istraživanje pokazuje da su vam potrebne samo četiri sekunde neugodne tišine da biste uznemirili tjeskobu tijekom razgovora. Što se osjećate tjeskobnije, to ćete biti manje artikulirani.
Kad god je to moguće, unaprijed isplanirajte ono što želite reći. Znanje što vam je potrebno za komunikaciju može vam pomoći da poruku prenesete na način koji će spriječiti što više neugodne tišine.
2. Govorite u privatnom okruženju.
Ne vodite improvizirani razgovor u hodniku kad slučajno prođete pored osobe. Umjesto toga, nađite se u privatnoj sobi u kojoj nitko drugi ne može čuti. A ako netko drugi prvo iznese neugodnu temu u javnom okruženju, predložite da razgovor održite negdje drugdje.
3. Sjednite.
Sjedenje može dodati utjehu inače teškoj situaciji. Barem provjerite jeste li vi i druga osoba na istoj razini. Ako ostanete stajati dok razgovarate s osobom koja sjedi, fizički ćete razgovarati s njom - što nije ton koji želite postaviti. Ako je u sobi samo jedna stolica, ostanite stajati s drugom osobom.
4. Ponudite upozorenje.
Omekšajte oštre riječi ili izravna pitanja jednostavnim upozorenjem. Umjesto da kažete: 'Billy, ostali zaposlenici kažu da loše mirišeš', ublažite udarac opreznom riječju, rekavši: 'Ono što ću vam reći možda će biti malo teško čuti.' To sugovorniku daje minutu da se emocionalno pripremi za ono što ćete reći.
5. Priznajte svoju nelagodu.
Negiranje nelagode može uzrokovati neiskrenost. Ako se vrpoljite, prebacujete težinu i izbjegavate kontakt očima, prepoznajte svoju tjeskobu. Ponudite brzu rečenicu koja objašnjava ono što druga osoba već osjeća, kao što je: 'Pomalo mi je neugodno što to podrazumijevam.'
6. Budite pristojni, a opet izravni.
Iako je važno biti pristojan, nemojte toliko ublažavati riječi da se vaša poruka izgubi. Ako nekoga otpuštate zbog njegove nesposobnosti, nemojte nagovještavati da je pušten jer nema dovoljno posla. Neizravna komunikacija samo će dodati zbunjenost druge osobe oko toga što se stvarno događa. Držite se činjenica i neka razgovor bude kratak.
7. Budite aktivni slušatelj.
koliko godina ima tony oller
Dajte drugoj osobi priliku da obradi ono što ste rekli. Budite aktivni slušatelj tako što ćete odraziti ono što čujete i pružiti pojašnjenja o točkama koje su možda pogrešno shvaćene.
Pripremite se da će druga osoba iskusiti intenzivne emocije, od srama i tuge do straha i ljutnje. Ako osoba ne postane neprikladna, budite spremni na trenutak pomoći drugoj osobi da obradi te osjećaje.
8. Jasno zatvorite razgovor.
Neugodni razgovori često završavaju na jednako neugodan način. Nesigurnost oko toga je li razgovor zapravo gotov ili zbunjenost oko toga što će se sljedeće dogoditi, samo dodaje nespretnost.
Ako ćete nešto poduzeti, navedite to. Ako očekujete da će druga osoba poduzeti daljnje korake, izrazite svoje očekivanje. Zatim završite razgovor govoreći nešto poput: 'To je sve o čemu sam danas želio razgovarati. Razmisli o tome i javi mi se s bilo kakvim pitanjima. '
