'Previše sastanaka' i 'Previše vremena izgubljeno na neproduktivnim sastancima.' Kad se tvrtka bori s niskim angažmanom zaposlenika, jedan od ovih prigovora uvijek ćete pronaći pri vrhu popisa.
To izgleda kao prigovori zbog sastanaka, ali zapravo, ovo su izjave o osjećaju nepoštovanja.
ima li pat sajak djece
Kad netko kaže da ima previše sastanaka, kaže da ljudi koji sazivaju te sastanke ne obraćaju pažnju na sve ostale važne poslove na njihovom tanjuru. Zaposlenik odlazi na više sastanaka nego što im dopušta radni odnos, prisiljavajući ih da kradu vrijeme iz pauza, odmora i obitelji kako bi mogli obaviti posao koji moraju izvršiti da bi dobili plaću.
Kad se netko požali na gubljenje vremena na * neproduktivnim * sastancima, kaže da vođa sastanka nije dovoljno poštovao tim da bi planirao produktivan sastanak. Užurbani vođa može tvrditi da jednostavno nisu imali vremena sastaviti plan sastanka, što ga čini još gorim, jer je sada vrlo jasno da je vrijeme vođe dragocjeno, ali prihvatljivo je da se troši svima drugima.
Organizacije s visokim učinkom vode prave sastanke s pravim ljudima u pravo vrijeme. Poštuju vrijeme koje zaposlenici ulažu na sastanke i paze da se ono produktivno iskoristi.
Početak i završetak na vrijeme bitni su, kao i pravično dijeljenje vremena unutar sastanka. Možda još važnije, pažljivi vođe rade na zakazivanju sastanaka koji minimaliziraju ometanje drugog posla i izbjegavaju stvarati neugodne nepotrebne polaznike.
Evo pet načina kako ugraditi poštovanje u način na koji zakazujete sastanke.
1. Zakažite sastanke u prirodnim vremenima prijelaza kako biste smanjili vrijeme zamjene zadataka.
Učinkovito zakazivanje poboljšava fokus tijekom sastanaka, smanjuje troškove zamjene zadataka i povećava produktivno vrijeme fokusiranja za drugi posao. Prebacivanje zadataka je vrijeme potrebno za usmjeravanje pažnje s jednog zadatka na drugi i ponovno fokusiranje. Kazna za promjenu zadatka može potrajati od dodatnih 10 do 50 minuta od dana.
Sastanci su se održali prvo ujutro, neposredno prije podnevne stanke, a na kraju dana uskladili su se s vremenima kada je posao već prirodno poremećen. Ovo stvara samo jedan, a ne dva prekida prebacivanja zadataka za svaki sastanak.
2. Zakažite sastanke s odgovarajućim vremenom za pripremu.
Da bi vrijeme na sastanku bilo produktivno i fokusirano, svi će morati doći pripremljeni. Trebat će im vremena da pregledaju dnevni red, pročitaju izvješća i razmotre pitanja koja će postaviti.
Sastanci zakazani najmanje dva dana unaprijed daju ljudima vremena da se pripreme.
alice bell al roker supruga
3. Ostavite vrijeme između sastanaka za prijelaze.
Produktivni sastanci počinju na vrijeme, što postaje nemoguće kad ljudima nedostaje vremena potrebnog za napuštanje jednog sastanka i prelazak na drugi.
U dane s više sastanaka zakazivanje sastanaka koji će se završiti najmanje 10 minuta prije početka sljedećeg sastanka osigurava ljudima da imaju vremena za graciozan prijelaz. Ovo je dovoljno vremena za brzi odlazak do toaleta i povratak nekoliko hitnih poruka, što uvelike mijenja sposobnost svih da se usredotoče.
4. Blokirajte pune ili pola dana kao vrijeme 'Nema sastanaka'.
Pojedinci s visokim učinkom redovito blokiraju vrijeme za posao koji žele raditi. Poznato kao blokiranje vremena, ovu korist možete umnožiti u cijeloj grupi s određenim vremenom fokusiranja bez sastanka.
To svima daje do znanja da mogu računati na nekoliko uzastopnih sati kako bi svaki tjedan obavili individualni posao, olakšavajući planiranje, smanjujući tjeskobu i povećavajući produktivnost. To je posebno ključno za radnike u znanju kojima su potrebni veliki blokovi neprekidnog vremena kako bi odradili svoj najbolji posao i 'ušli u tok'.
Na primjer, naš tim odlazi i u utorak i petak bez sastanaka.
5. Neka sastanci budu neobavezni.
Konačno, najjednostavniji način poštivanja svačijeg vremena jest poštivanje njihove prosudbe o tome kako to vrijeme najbolje iskoristiti. Ako vaš tim smatra da ima previše sastanaka, recite im da mogu odustati od bilo kojeg sastanka koji smatraju nepotrebnim za njihov posao.
A ako smatraju da sastanak nije produktivan, prihvatite 'zakon o dvije noge'. Zbog toga je u redu tiho napustiti sastanak kad shvatite da to ne koristi dobro vaše vrijeme.
Ako se vaša organizacija bori da neproduktivne sastanke drži izvan kalendara, provedba samo nekoliko ovih savjeta kao pravila će poslati snažnu poruku poštovanja. Kada radite na rasporedu sastanaka koji poštuju svačije vrijeme, dobit ćete ako imate angažiranijih i odanijih zaposlenika koji će to vrijeme raditi za vas.
