Dok je računalo u oblaku nije baš novi koncept, Google Apps je zasigurno usavršio tehnologiju tako da tvrtke svugdje mogu iskoristiti njegovu brzinu, dostupnost i pohranu. Paket Google Apps, koji uključuje takve popularne zaštitne znakove kao što su Gmail, Google Kalendar i Google dokumenti, može učiniti tijek rada vaših zaposlenika fluidnijim, pa čak i pružiti bolje metode interakcije s klijentima i kupcima. Sljedeći vodič istaknut će razloge i načine na koje implementirate Google Apps za poboljšanje poslovanja svoje tvrtke.
Kako koristiti Google Apps za poboljšanje poslovanja: zašto koristiti Google Apps?
Jedna od neposrednih prednosti koju Google Apps za tvrtke ima u odnosu na tradicionalni softver za stolna računala, poput Microsoft Officea, je isplativost. S samo 50 dolara godišnje, paket Google Apps uključuje neograničen broj korisničkih računa, pristup svim Googleovim aplikacijama, 25 GB prostora za pohranu e-pošte po zaposleniku, korisničku podršku 24 sata dnevno, 7 dana u danu i 99,9 posto jamstva za neprekidnu rad mreže. (Postoji i besplatna verzija s ograničenom količinom mrežne sigurnosti i korisničkih računa, kao i manje aplikacija i prostora za pohranu.) U usporedbi s većinom poslovnog i IT softvera, koji često dolaze s ograničenim brojem licenci po kupnji (a da ne govorimo o obaveznim vanjski poslužitelji za hostiranje sustava), Google Apps mogao bi biti samo ključ za istiskivanje dodatnih para iz vašeg proračuna.
'Ako smo kopije Microsoft Officea kupovali svima u tvrtki, uštedjeli smo već desetke tisuća dolara', kaže Brian Wyrick, potpredsjednik operativnog poslovanja tvrtke Raidious, tvrtke za razvoj sadržaja sa sjedištem u Indianapolisu. Zajedno s uštedom troškova, Wyrick kaže da je Raidious usvojio paket Google Apps zbog pristupačnosti koju pruža njihovim dizajnerima i proizvođačima u različitim dijelovima zemlje.
'Uslužni program dobar je za svaku novoosnovanu tvrtku', kaže Wyrick, 'a mogućnost da telefonom razgovaraju s novim zaposlenikom i postave ih putem web programa, a da im informatičar ne mora odobriti pristup, sjajna stvar. '
Još jedna prednost Google Appsa je sposobnost integracije svake aplikacije - značajke na kojoj je Ken Hayes, vlasnik jezera Toluca, kalifornijska tvrtka za internetsko oglašavanje, zahvalan. 'Ono što je dobro za Google Apps jest činjenica da mogu postaviti jedan glavni račun za svoje poslovanje - a moja e-pošta, kalendar i web stranica povezani su zajedno', kaže. 'Naravno, postoji bolja e-pošta, ali nitko nije smislio kako to sve povezati poput Googlea.'
Dig Deeper: Google Apps u igri
Kako koristiti Google Apps za poboljšanje poslovanja: pojednostavljivanje interne komunikacije s Gmailom
Kada je Gmail prvi put stigao na scenu, klijent osobne e-pošte bio je hvaljen zbog svog naizgled bez dna kapaciteta za pohranu i brzih mogućnosti pretraživanja ulazne pošte. No, integracijom Google Apps, mnoge funkcije Gmaila rade jednako učinkovito za tvrtke. Opet, jedna od najkorisnijih karakteristika Gmaila je faktor oblaka - budući da nema glomaznog softvera o kojem biste se trebali brinuti, Gmail je dostupan vašim zaposlenicima s bilo kojeg mjesta, bez preuzimanja kontakata ili poruka na uređaje.
'Jedna od sjajnih stvari u vezi s Gmailom je ta što se temelji na pregledniku', kaže Wyrick. 'Povezujemo se putem svojih telefona i IMAP klijenata. To je ta sposobnost da ne morate reći: 'evo vaše instalacije programa Outlook.'
Gmail-ovi razgovori s nitima također pomažu pojednostaviti poruke među kolegama. Na primjer, ako je više osoba sudionika CC-a u e-pošti ili ako više e-mailova ima isti naslov, sve se te poruke grupiraju zajedno sa svakom novom e-poštom poslanom, savršeno sjedeći na vrhu vašeg ulazne pošte i uklanjanje muke oko provjere prethodnih poruka.
Također, svako uredsko okruženje trebalo bi imati način slanja brzih trenutnih poruka, a Gmailov odgovor je Google Chat koji je ugrađen izravno u sučelje ulazne pošte. 'Stvarno smo smanjili potrebu za našim internim sustavom telefonije', kaže Wyrick o Raidiousu 'korištenju glasnika. Značajka chata također ima komponentu video konferencije koja može biti korisna kada se kolege i zaposlenici trebaju dopisivati s udaljenih mjesta.
Iako je Gmail izvrstan klijent e-pošte, Wyrick preporučuje dodijeljivanje više administratora računa za vaš zajednički poslovni račun. 'Jednom kad se prijavite, više nikada ne želite imati sva jaja u jednoj košarici', kaže. 'Jednog ćete dana morati nešto poduzeti kad taj administrator nije dostupan.'
Kopajte dublje: Nemojte više nikada platiti hosting e-pošte
Kako koristiti Google Apps za poboljšanje poslovanja: Sinkronizacija sastanaka i događaja putem Google kalendara
Ovisno o vašoj vrsti posla, zakazivanje termina može biti prava glavobolja. Nekoliko zaposlenika (ili samo jedan) obično je odgovorno za praćenje i prenošenje datuma i vremena, metoda koja pogoduje proklizavanjima i propuštenim sastancima. Pomoću Google kalendara više zaposlenika može objavljivati događaje na jednom kalendaru kojem cijela tvrtka može pristupiti i urediti ga u skladu s tim. Uz to, ti kalendari mogu biti kodirani u boji tako da gledatelj bude upoznat s promjenama obveza. Administratori također mogu postaviti dozvole za kalendare, tako da samo određeni zaposlenici mogu vidjeti ili uređivati stavke.
Greg Cross, osnivač tvrtke Cross Creative, tvrtke za digitalni marketing sa sjedištem u Indiani, u Greenfieldu, kaže da je nedavno potaknuo jednog od svojih glavnih klijenata da usvoji Google kalendar kako bi pomogao u sortiranju i zaštiti obveza. '[Vlasnik] je savjetovališta, a on je došao k meni i rekao:' Imamo četiri savjetnika i tražimo način da naši klijenti mogu zakazati sastanke putem interneta i držati ih privatnima ', kaže Cross. 'Možete ga postaviti tako da ne pokazuje da imate savjetovanje s' John Doe 'o depresiji.'
Još jedna korisna značajka Google kalendara je mogućnost stvaranja događaja putem Gmaila. Kada dodate e-adresu zaposlenika događaju u kalendaru, zaposleniku se šalje pozivnica da potvrdi svoje prisustvo. Nakon potvrde, svaki zaposlenik može pregledati i dodati bilješke uz događaj.
Kopajte dublje: Tehnički razgovor: Oglasna agencija prelazi na web aplikaciju
Kako koristiti Google Apps za poboljšanje poslovanja: Poboljšanje suradnje i upravljanja projektima s Google dokumentima
Google Docs je aplikacija koja omogućuje višestrukim korisnicima stvaranje i uređivanje dokumenata, prezentacija i proračunskih tablica - i sve to na webu. Kolege obično dijele dokumente međusobno slanjem privitaka e-poštom, što često rezultira netočnim verzijama datoteka i raštrkanim, pogrešno postavljenim kopijama. Uz Google dokumente datoteka se uređuje u oblaku, gdje se revizije automatski spremaju i oporavljaju.
Kao i većina ostalih Google Appsa, administratori mogu postaviti dozvole u Google dokumentima tako da samo određeni radnici smiju pregledavati i dijeliti datoteke. Još jedna prikladna značajka je mogućnost izvoza dokumenata u različite vrste nastavaka datoteka, što može biti korisno u onim trenucima kada klijent ili kupac što prije treba PDF datoteku.
'Google Docs koristim interno', kaže Cross. 'Imam grafičkog dizajnera koji radi samo pola radnog vremena, pa tamo objavljujem procjene i prijedloge klijenata.' Korištenje Google dokumenata za uređivanje drugih uobičajenih datoteka, poput itinerera, biltena i članaka, može pomoći u rješavanju uobičajenih problema koji se pojavljuju među zaposlenicima tijekom suradnje na projektima.
Koliko god su Google Docs korisni mnogim vlasnicima tvrtki, Wyrick iz Raidiousa kaže da je jedna stvar na koju treba imati na umu činjenica da će ljudi iz vašeg osoblja imati različite stupnjeve računalnih vještina. Dakle, ako i kada implementirate Google dokumente za stvaranje i uređivanje vaših najvažnijih datoteka, kaže Wyrick, možda bi bilo korisno odrediti prvaka projekta koji razumije aplikaciju.
'Možda će biti nekih korisnika koji će biti manje uzbuđeni zbog promjena', kaže Wyrick. Također savjetuje novopridošlima da često posjećuju vodič za pomoć na web mjestu Google Apps.
Kopajte dublje: 10 savjeta za pokretanje vaše tehnologije
Kako koristiti Google Apps za poboljšanje poslovanja: razmjena znanja tvrtke s Google web lokacijama
Google Sites osnovni je alat za izgradnju web stranica koji tvrtke mogu koristiti za stvaranje privatnog intranet središta informacija za zaposlenike ili čak javne domene koje služi kao zaštitno lice vašeg poslovanja. Google web-mjesta omogućuju vam uvoz podataka iz drugih aplikacija, poput kalendara obveza ili standardnih obrazaca klijenta, i objavljivanje na vašoj web lokaciji kako bi zaposlenici ili kupci imali lak pristup.
'Google Sites je poput wiki sustava', kaže Hayes koji koristi aplikaciju kako bi on i njegov poslovni partner u Danskoj mogli pratiti projekte tvrtki, ideje i izvođače. 'Imam postavljene odjeljke za ideje konkurenata koje želimo poboljšati, pa čak i probleme koje želimo riješiti u svom poslu.'
Možete odrediti samo određene zaposlenike koji će imati administrativne mogućnosti, tj. Uređivanje i objavljivanje podataka o web mjestu ili odobriti pristup cijelom svom timu (posebno ako poslujete s čvrsto povezanim osobljem).
Dig Deeper: 10 najpopularnijih besplatnih aplikacija i usluga za posao
Kako koristiti Google Apps za vođenje posla: pronalaženje dodatnih resursa na Google Apps Marketplaceu
Ako aplikacije koje je izradio isključivo Google ne ispunjavaju sve vaše potrebe, ne zaboravite provjeriti Google Apps Marketplace, gdje možete pronaći mnoštvo aplikacija trećih strana - neke besplatno - koje služe različitim funkcijama i integrirati s ostalim standardnim aplikacijama. Na primjer, Intuit Online platni spisak omogućuje vam da zaposlenicima plaćate izravno iz Google kalendara i pružate im mrežni pristup platnim karticama. Zoho CRM je alat za upravljanje odnosima s kupcima koji pomaže poboljšati interakciju s klijentom na brojne načine, poput praćenja i sortiranja razgovora e-poštom.
Da bi povećao mogućnosti Google kalendara, Greg Cross of Cross Creative koristi Tungle.me, aplikaciju koja članovima omogućuje objavljivanje javnih rasporeda, prihvaćanje zahtjeva za sastanke i smanjenje dvostrukih rezervacija. 'Doista pomaže u radu mog tijeka rada', kaže Cross. 'Kad osoba potvrdi sastanak, to se uvrštava u moj [Google] kalendar i na telefonu sam upozoren. Dakle, između suradnje te dvije značajke to mi izvrsno ide. '
Prema Crossu, Google Apps za tvrtke brzo postaje nužnost, a manje uredan proizvod za isprobavanje. Interoperabilnost aplikacija, zajedno s dostupnošću oblaka, kaže, mnogim ljudima pruža priliku da prvi put učinkovito iskoriste uredsku tehnologiju. 'Bit će zanimljivo vidjeti kako druge softverske tvrtke opstaju u budućnosti, jer su web-bazirane aplikacije više nego samo hir', kaže Cross. 'To nije' val budućnosti '- to je upravo sada.'
Dig Deeper: 5 sjajnih softverskih paketa za Bootstrappers
