Svi želimo da možemo biti produktivniji. Ali, kako je to moguće kad se zadatci gomilaju, najnovija sezona Narančasta je nova crna upravo se pojavio na Netflixu, a vas odvlači mnoštvo e-mailova, tekstova i obavijesti na društvenim mrežama?
Tijekom posljednjih mjesec dana previše sam se putovao. Ispustio sam loptu lijevo-desno. To je neprihvatljivo ako ste vlasnik tvrtke. Imam ljudi koji se oslanjaju na mene i ne bih smio dopustiti da se ovo dogodi. Zbog mene su procijenili stvari koje mi ubijaju produktivnost.
Prvi korak koji sam morao učiniti bio je prepoznati rasipnike vremena i gurnuti ih u pupoljak kako bih mogao ostati produktivan. Evo osam vremenskih rasipača koje sam primijetio kako ubijaju moju produktivnost i većinu ljudi s kojima radim.
1. Stalno provjeravajte svoju e-poštu.
Ne bi trebalo čuditi da je e-pošta jedno od, ako je i najveće, gubljenje vremena. Napokon, svakodnevno se šalje više od 200 milijardi e-poruka i utvrđeno je da prosječni zaposlenik provjerava svoju e-poštu 36 puta na sat. I, svi smo mi krivi za to. Ne mogu vam reći koliko sam puta napisao članak samo da bih se odvukao obavijesti e-poštom, bilo na svom prijenosnom računalu ili pametnom telefonu.
Potpuno razumijem da ne možete ostaviti klijenta ili šefa obješenim ako ne odgovorite na e-poštu, ali puno puta primamo biltene ili kupone na koje na kraju kliknemo, što nas dovodi do pregledavanja web stranice. Da biste ostali produktivni, morate ograničiti količinu vremena koje provodite provjeravajući svoju e-poštu.
Neke su organizacije zapravo instalirale filtre na programe e-pošte. Ovim se arhiviraju sve dolazne poruke kako bi se mogle kasnije pročitati. Iako je zabrana e-pošte jedan od načina za rješavanje ovog problema, ograničavanje provjera e-pošte na određeno vrijeme može biti jednako učinkovito. Na primjer, možete izdvojiti dvadeset minuta, tri puta dnevno za provjeru i odgovaranje na svoje e-poruke.
Ako ste zabrinuti zbog toga što će te obavijesti previše naglasiti vašu znatiželju, možete ih isključiti na prijenosnom računalu i pametnom telefonu.
2. Ne automatiziranje računa na društvenim mrežama.
Iako su društveni mediji jedan od najboljih alata za širenje svijesti o robnoj marki, umrežavanje, informiranje o najnovijim vijestima iz industrije i sustizanje prijatelja ili obitelji, to je još jedno veliko gubljenje vremena. Zapravo na društvenim mrežama provodimo u prosjeku 118 minuta dnevno. Ako niste menadžer društvenih mreža, nema potrebe da trošim toliko vremena na društvenim mrežama.
brent smith i teresa collier
Kao i za e-poštu, zakažite određeno vrijeme tijekom dana kako biste pregledali i ažurirali svoje društvene kanale, na primjer tijekom putovanja na posao i s posla. Također možete koristiti blokatore poput hladne Turske i isključiti obavijesti. Također bih vam predložio da koristite alate za upravljanje društvenim mrežama poput Hootsuite-a kako biste unaprijed mogli zakazati sva ažuriranja svojih društvenih mreža s jedne nadzorne ploče.
3. Glomazni popisi obveza.
Bilo da zapisujete popise obveza u bilježnicu ili koristite alat poput Evernote-a, popisi obveza mogu vam spasiti život jer smanjuju stres pokušaja pamćenja poput sastanka ili onoga što vi trebate pokupiti u trgovini. Popisi obveza također vam mogu pomoći u održavanju puta istaknuvši najvažnije zadatke koje trebate izvršiti.
Da bi popisi obveza bili učinkoviti i da vas spriječe da vas preopterete, popisi moraju biti kratki, obično oko tri najvažnije stavke dnevno. Također biste trebali zapisati svoje popise one noći prije da biste se ujutro probudili i mogli početi rješavati svoj popis.
4. Višezadaćnost.
Multitasking ne radi. 'Što se tiče pažnje i produktivnosti, naš mozak ima ograničenu količinu', kaže dr. Guy Winch, autor knjige Emocionalna prva pomoć: Praktične strategije liječenja neuspjeha, odbacivanja, krivnje i drugih svakodnevnih psiholoških ozljeda .
'To je poput tortnog dijagrama, a ono na čemu radimo zauzet će većinu te pite. Za ostale stvari nije ostalo puno, osim automatskog ponašanja poput hodanja ili žvakaćih guma. '
tereza sudac datum rođenja
Multitasking troši produktivnost, jer kada se prebacujete između zadataka i naprijed, 'vaša se pažnja troši na sam postupak prebacivanja brzina.'
Radite jednu po jednu stvar. Nakon što dovršite jedan zadatak, možete prijeći na sljedeći.
5. Biti perfekcionist.
Kad imate nerealno visoke standarde, posvetit ćete više vremena nego što biste trebali na zadatku. Čak i nakon što je dovršen, još uvijek vršite revizije kako biste ga učinili 'savršenim'. U drugim slučajevima, biti perfekcionist može vas odbaciti jer vam nije išlo od ruke. To znači da možete odustati od projekta na kojem ste već počeli raditi.
Evo u čemu je stvar. Savršenstvo je nemoguć cilj koji ne samo da ubija vašu produktivnost, već šteti i zdravlju.
Prevladavanje ovog mentaliteta nije nimalo lak zadatak. Ali možete započeti fokusiranjem na dobivanje posla. Na primjer, prvo obavite gole kosti projekta. Uvijek se možete vratiti i kasnije to učiniti 'savršenim'.
Možda zapravo primijetite da nije tako loše kao što ste mislili. Također morate prihvatiti neuspjeh. To se događa svima nama. Umjesto da dopustite da vas to pojede, učite na svojim pogreškama kako ih ne biste ponovili.
6. Nepotrebni sastanci.
Jeste li znali da samo u SAD-u ima 25 milijuna sastanaka dnevno? Problem s tim jest što su rukovoditelji priznali da su ti sastanci neuspjesi, što znači da organizacije troše vrijeme i novac nepotrebnim sastancima.
Ako želite da sastanci budu produktivni, držite ih manje od 30 minuta, postavite jasna očekivanja, pošaljite materijale unaprijed, započnite i završite na vrijeme i budite fokusirani. Također bih preporučio da pitate je li sastanak zaista potreban. U većini slučajeva bit će dovoljan brzi e-mail ili telefonski poziv.
7. Izgovaranje 'Da'.
Razumljivo je da ne želite razočarati druge, ali nije vam izvedivo da sve usrećite. Činite si veliku medvjeđu uslugu govoreći svima 'da' jer se na kraju širite pretanko.
Budite iskreni s drugima i obavijestite da jednostavno nemate vremena za vođenje sastanka, pisanje bloga ili bilo što drugo što oni traže. Tada možete ponuditi da se vratite na njihov zahtjev kad to budete imali.
8. Odgađanje težih zadataka.
Svi imamo one zadatke koje ili jednostavno ne želimo raditi ili nam se čine previše izazovnima. Te zadatke u konačnici odgurujemo do drugog vremena i umjesto njih radimo na tim lakšim zadacima. To ne mijenja činjenicu da taj zadatak nestaje. Umjesto da dopustite da vam to visi nad glavom, samo trebate ugristi metak i obaviti to.
Izbjegavanje ove vrste odugovlačenja osigurava vam produktivnost iz dana u dan.
