Osim poslovnih planova, sažeci su vjerojatno najvažniji od svih poslovnih dokumenata. Pošteno je reći da je gotovo svaka velika odluka unutar bilo koje tvrtke bilo koje veličine uključivala sažetak tijekom postupka odlučivanja.
Nažalost, mnogi ljudi pogrešno vjeruju da je sažetak sažetak dokumenta, poput 'bilješki s litice'. Uh, ne.
Svrha sažetka je preporučiti odluku, a ne pružiti informacije. Dulji dokument pruža detaljni dokaz za tu preporuku.
Labavo na temelju razgovora koje sam vodio s prijedlogom gurua Tom Sant , evo kako napisati sažetak koji će uvjeriti izvršnu osobu (ili izvršni tim) da donese odluku:
1. Opišite problem, potrebu ili cilj.
Ispod riječi 'SAŽETAK' u jednoj ili dvije rečenice (najviše) objasnite zašto je potrebna odluka. Budite precizni i ako je moguće uključite mjerljiva mjerenja.
Pogrešno:
Ovaj dokument detaljno opisuje rješenje XYZ. Evo sažetka njegovog sadržaja ...
Pravo:
Godišnji prihod imamo zbog nedostataka telekomunikacijske mreže s 10 milijuna dolara.
2. Opišite željeni ishod.
U jednoj ili dvije rečenice (najviše) opišite što će biti drugačije ako se problem riješi, ispuni potreba ili se postigne cilj. Ne navodite nikakve detalje rješenja.
Pogrešno:
U 1. poglavlju opisujemo više analognih protočnih kondenzatora koji su u skladu sa standardima ...
Pravo:
Prema našim procjenama (vidi Odjeljak 1), smanjenje ili uklanjanje tih prekida povećat će našu profitabilnost za čak 20%.
3. Opišite svoje predloženo rješenje.
Pod riječju 'PRIJEDLOG', u nizu kratkih odlomaka opišite element vašeg rješenja problema (kao u koraku 1) koji će stvoriti željeni ishod (kao u koraku 2).
U svakom se odlomku pogledajte odjeljke u većem dokumentu u kojima je detaljno opisan taj dio vašeg rješenja. Neka svaki odlomak bude oštar i čitljiv. Izbjegavajte žargon, biz-bleb i bespotrebne apstrakcije. Ako je ikako moguće, složite odlomke u korak po korak.
Pogrešno:
Iskorištavanje naše postojeće infrastrukture kapitalizirat će prošla tehnološka ulaganja, a istovremeno optimizirati zahtjeve za prekvalifikacijom. Povećana pouzdanost uzrokovat će eksploziju naše kritične produktivnosti, stvarajući tako unovčenu konkurentsku prednost.
Pravo:
Da bismo riješili gornji problem, predlažemo sljedeće:
1. Kupite i instalirajte pilot sustav. To će nam omogućiti da testiramo novi softver bez ugrožavanja našeg svakodnevnog poslovanja. Zahtjevi za ovaj pilot sustav opisani su u odjeljku 4.
[više koraka]
4. Objasnite kako ćete prevladati rizike.
Svaka poslovna odluka koja nije nimalo pametna uključuje određenu razinu rizika. Stoga, pod naslovom 'RIZICI' ukratko opišite te rizike i kako ih namjeravate prevladati (ili zašto zapravo nisu rizik).
Još jednom, čvrsto držite ove odlomke. Koristite običan jezik. Kao i u prethodnom koraku, povežite svaki odlomak s odgovarajućim odjeljkom duljeg dokumenta.
Pogrešno:
Predloženo rješenje je agnostičko dobavljača i integrira se u više arhitektura sustava korištenjem prilagođenih skripti spremnih za izvršenje ...
Pravo:
Da bismo preuredili cijeli odjel za korisničke usluge, morat ćemo prekvalificirati naše servisno osoblje, što bi moglo smanjiti vrijeme odziva odjela. Međutim, planiramo smanjiti tu mogućnost pisanjem prilagođenog priručnika za trening.
5. Zatražite odluku koju želite donijeti.
Pod naslovom 'PREPORUKA' u što manje riječi opišite odluku koju biste željeli da izvršni direktor (i) donesu. Budi precizan.
Ako odluka uključuje novac, uključite iznos. Ako postoje razlozi da se odluka mora donijeti u određeno vrijeme, isplivajte na površinu.
Pogrešno:
Naša stalna zabrinutost zbog prekida rada telefonskog sustava i dalje utječe na našu tvrtku i stoga bismo je trebali rješavati na brz način.
Pravo:
Da bismo dovršili ovaj projekt do kraja tekuće fiskalne godine, a da ne ometamo naše trenutno poslovanje, trebate odobriti povećanje IT-proračuna za sljedeći kvartal od 2 milijuna USD.
Primjeri sažetaka
Ispod su dva gore opisana sažetka onakva kakva se zapravo pojavljuju. Da ne biste pomislili da je prvi primjer umjetno neproziran, uvjeravam vas da sam osobno vidio i gore. Daleko gore.
Pogrešno:
SAŽETAK
Ovaj dokument detaljno opisuje rješenje XYZ. Evo sažetka njegovog sadržaja:
U 1. poglavlju opisujemo više analognih protočnih kondenzatora koji su u skladu sa standardima ...
[više sažetaka poglavlja]
Iskorištavanje naše postojeće infrastrukture kapitalizirat će prošla tehnološka ulaganja, a istovremeno optimizirati zahtjeve za prekvalifikacijom. Povećana pouzdanost uzrokovat će eksploziju naše kritične produktivnosti, stvarajući tako unovčenu konkurentsku prednost. Predloženo rješenje je agnostičko dobavljača i integrira se u više arhitektura sustava korištenjem prilagođenih skripti spremnih za izvršenje.
Naša stalna zabrinutost zbog prekida rada telefonskog sustava i dalje utječe na našu tvrtku i stoga bismo je trebali rješavati na brz način.
Pravo:
SAŽETAK
Godišnji prihod imamo zbog nedostataka telekomunikacijske mreže s 10 milijuna dolara.
Prema našim procjenama (vidi Odjeljak 1), smanjenje ili uklanjanje tih prekida povećat će našu profitabilnost za čak 20%.
PRIJEDLOG
Da bismo riješili gornji problem, predlažemo sljedeće:
- Kupite i instalirajte pilot sustav. To će nam omogućiti da testiramo novi softver bez ugrožavanja našeg svakodnevnog poslovanja. Zahtjevi za ovaj pilot sustav opisani su u odjeljku 4.
[više koraka]
RIZICI
- Mogućnost kraćeg vremena odziva . U trećoj fazi gornjeg plana trebat ćemo prekvalificirati naše servisno osoblje, što bi moglo privremeno smanjiti prosječno vrijeme odjela za odjel. Međutim, planiramo smanjiti tu mogućnost pisanjem prilagođenog priručnika za trening.
[više rizika]
PREPORUKA
koliko vrijedi joey mcintyre
Da bismo dovršili ovaj projekt do kraja tekuće fiskalne godine, a da ne ometamo naše trenutno poslovanje, trebate odobriti povećanje IT-proračuna za sljedeći kvartal od 2 milijuna USD.
Ozbiljno, za koji od ta dva sažetka mislite da će vjerojatno dovesti do najbolje odluke?
