Jeff Bezos nedavno je zabranio PowerPointu sastanke na Amazonu, inzistirajući da sastanci umjesto toga počnu s tim da sudionici u tišini čitaju papir u tiskanom obliku koji sadrži informacije potrebne za raspravu o tom pitanju.
To ne čudi, s obzirom na to da postoje značajna znanstvena istraživanja da upotreba PowerPointa smanjuje organizacijsku inteligenciju. Međutim, zamjena PowerPointa 'kratkim dokumentima' (kao što je to učinio Bezos) nije samo dobra znanost; to je također nevjerojatno pametan financijski potez iz sljedeća tri razloga:
- Štedi vrijeme. PowerPoint komunicira brzinom kojom voditelj govori; kratki dokument komunicira brzinom koju publika čita. Izlaganje koje bi trajalo sat vremena (bez prekida i rasprave) sažeto je na samo pet minuta.
- Štedi vrijeme. Budući da kratki dokument pruža važne informacije na početku sastanka, svi su doslovno 'na istoj stranici', a rasprava je kraća i preciznija. Nadalje, budući da prezentaciji treba voditelj, jedan mora prisustvovao sastanku kako bi dobio informacije. Uz kratki dokument, ljudi kojima su potrebne samo informacije (ali ne trebaju sudjelovati) mogu jednostavno pročitati dokument i preskočiti sastanak.
- Štedi vrijeme. Kratki dokument uklanja tri najgore potrošene PowerPoint-ove potrošnje vremena: a) prezentacije 'Ne mogu ih prikvačiti-Jello-to-the-wall', b) 'Nisam-pripremio-pa-jesam -upotreba prezentacija mojeg standardnog klizača; i, što je najgore od svega, c) 'Za-ljubav-prema-Bogu-hoćete li, molim vas, doći do-proklete točke?' prezentacije.
Jesam li spomenuo da štedi vrijeme? Dobro, jer kao što sam već naglasio, prosječni izvršni direktor provede oko 50 posto svog vremena na sastancima (od kojih je jedna trećina potpuno beskorisna). Ovo je ogroman odliv produktivnosti, iznad i izvan sramotne sposobnosti PowerPointa da smanji organizacijsku inteligenciju.
Pa napravimo brojeve. Budući da su kratki dokumenti (barem) dvostruko vremenski učinkovitiji od PowerPointa i nastoje eliminirati najnekorisnije sastanke, zamjenom PowerPointa s informativnim dokumentima, Bezos je učinkovito povećao produktivnost upravljanja širom tvrtke za barem 25 posto.
Više od 20 godina istražujem i pišem o uredskoj tehnologiji i tehnici upravljanja. Malo je tehnologija ili tehnika koje, ako se primijene, imaju bilo kakav takav dramatično pozitivan učinak na produktivnost.
Ali to nije sve. Zabrana PowerPointa u korist kratkih dokumenata koštala je Bezos i Amazon točno 0,00 dolara. Za sve praktične svrhe to je povraćaj ulaganja od, pa, beskonačnosti.
Prilično pametno, zar ne?
