Malo ljudi može reći da nikada ne dopušta da im pretinac pristigle pošte izmakne kontroli. Čak i ako ste više od nula ulazne pošte bhakta, postoji velika šansa da se nađete u preplavljenoj poštanskoj pošti kad se vratite s odmora ili trebate ići na projekt nekoliko dana.
Jednostavno rečeno, ostavljajući e-poštu tamo gdje spuštaju, troši vrijeme. Vas gubite 27 minuta svaki dan ponovno čitate e-mailove koji propadaju u vašoj pristigloj pošti jer ne možete a da ne pročitate ono što vaše oči vide.
neto vrijednost randyja owena 2014
Puna pristigla pošta također stvara više distrakcija. Studije sugeriraju da je potrebno 23 minute za povratak na vaš izvorni zadatak jednom prekinut. Osim toga, puni pretinci stvaraju vizualnu gužvu koja iscrpljuje vašu kognitivnu energiju.
Da biste očistili svoju pristiglu poštu, možete težiti pregledu svake e-pošte pojedinačno. Ipak, trebali biste sate da potrošite samo jednu minutu na svaku e-poštu. Alternativa je slično rizičnoj - mogli biste premjestiti sve e-adrese u jednu mapu za sve uhvatiti ili ih sve izbrisati i riskirati da propustite važnu napomenu.
Međutim, kroz svoje poduke i obuku identificirao sam šest pretraživanja koja identificiraju e-adrese za koje je mnogo manja vjerojatnost da će ih trebati pojedinačno obraditi. Pomoću ovih pretraživanja možete u roku od nekoliko minuta iz svoje pristigle pošte premjestiti stotine - ako ne i tisuće - e-poruka, ostavljajući one za koje je najvjerojatnije da će ih trebati pojedinačno pregledati.
Da biste mogli iskoristiti ovih šest pretraživanja, morate stvoriti dvije mape e-pošte. Prvo stvorite 'Arhiva' u programu Outlook ili 'Sva pošta' u Gmailu, a zatim stvorite 'Čitanja', bez obzira koju uslugu e-pošte koristite. Nakon što to učinite, evo šest pretraživanja pomoću kojih možete identificirati e-adrese za koje vjerojatno nije potrebna pojedinačna obrada.
1. Premjestite sve e-adrese starije od 7 dana u Arhiva / Sva pošta
DO Studija 2018. godine od 1.200 potrošača otkrilo je da samo 13 posto kupaca i manje od 1 posto suradnika očekuje odgovor na e-poštu nakon 2 dana. Male su šanse da pošiljatelj e-pošte stare tjedan dana još uvijek očekuje odgovor. Da biste uklonili više e-adresa, promijenite to na pet ili čak tri dana.
brandi maxiell datum rođenja
Izolirajte ove e-adrese pomoću ovih sekvenci pretraživanja, a zatim ih premjestite u Arhiva / Sva pošta:
- Gmail: u: inbox stariji_than: 7d
- Outlook: primljeno:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Premjestite sve e-adrese na koje ste kopirani i starije od 3 dana u Arhiviraj / Sva pošta
Kad ste cc'ed na e-poštu, manje je šanse da trebate odgovoriti ako već niste. Pronađite ove e-adrese koristeći sljedeće nizove pretraživanja, a zatim ih premjestite u Arhiva / Sva pošta.
- Gmail: cc: ja stariji_za nego: 3d
- Outlook: cc: vaša e-pošta, primljena:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Premjestite e-adrese u kojima nije vaše ime i starije su od 3 dana u Arhiviraj / Sva pošta
Vjerojatnije je da će za vaš odgovor biti potreban e-mail koji ne sadrži vaše ime. Na neke e-adrese (npr. Adresirane na tim ili započete s 'Pozdrav svima') možda je potreban vaš odgovor, no spajanjem kriterija za ime koji nedostaje s kriterijem starim 3 dana možete smanjiti rizik od propuštanja nečeg važnog.
- Gmail: -matt stariji_tad: 3d
- Outlook: NIJE primljeno mat:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Premjestite sve e-adrese biltena i popisa mailinga u mapu Čitanja
Ne morate čitati bilten. Premjestite ih u mapu Čitanja i postavite pravila / filtre kako biste ih u budućnosti automatski usmjeravali tamo.
Ne postoji savršen način za pronalaženje ovih e-adresa, ali možete upotrijebiti ovo i sljedeće za dobivanje većine njih:
neto vrijednost Todda Fishera
- Gmail: u: oznaka pristigle pošte: ^ nesub
- Outlook: otkažite pretplatu ILI 'isključite se'
5. Premjestite preostale e-adrese s mailing liste u Readings pretraživanjem uobičajenih pojmova s mailing liste
Nakon korištenja prethodnog pretraživanja, potražite sljedeće pojmove u Gmailu i Outlooku kako biste pronašli bilo kakve zaostale osobe: 'politika privatnosti' ili 'Uvjeti korištenja' ili 'preferencije' ili 'pogled u pregledniku' ili 'pogledati kao web stranicu.'
6. Izbrišite obavijesti o odgovorima na pozivnice u kalendaru
Iako e-adrese koje vas obavještavaju da netko može prisustvovati predstojećem sastanku mogu vam trenutno biti od pomoći, nema potrebe dopustiti da ove e-adrese začepe vašu pristiglu poštu kada u samoj pozivnici možete pregledati odgovore ljudi za bilo koji sastanak.
Samo naprijed izolirajte ove e-adrese, a zatim ih izbrišite:
- Gmail: od: calendar-notification@google.com
- Outlook: 'pacifičko vrijeme' (zamijenite vašom vremenskom zonom). Nažalost, ne postoji super jednostavan način za izoliranje tih e-adresa u programu Outlook.
Ova pretraživanja mogu arhivirati nekoliko e-adresa za koje želite da ostanu u vašoj pristigloj pošti, ali koristi su daleko veće od rizika. Osim toga, te e-adrese u mapama možete pronaći jednako lako kao u pristigloj pošti.
