Budući da sam više od 25 godina surađivao s startupovima i velikim tvrtkama, vidio sam kako su se rukovoditelji toliko zaljubili u svoje 'ometajuće' vizije budućnosti, da zanemaruju kratkoročne planove koji pokreću stvari. Također sam vidio vođe toliko usredotočene na provedbu da gube iz vida svoju svrhu i strategiju.
Pravi se uspjeh događa kada kombinirate veliku sliku s konkretnom akcijom. Na primjer, tvrtka srednje veličine s kojom sam nedavno surađivao htjela je stvoriti poslovnu strategiju. Izazov je bio u tome što su njihovi čelnici imali toliko projekata, da su ljudi jedva imali vremena da se sastanu kako bi formulirali svoj plan. Na kraju se izvršni tim sastao i nabrojao svoje najvažnije prilike za godinu. Zatim smo ih promatrali s novom strateškom lećom - umjesto da ocrtavaju 'planove', za svakog su definirali 'povelje' projekta. Čineći to, mogli su se povući i vidjeti svoj portfelj mogućnosti s novim objektivom koji im je pomogao da ponovno postave prioritet i usredotoče se na financiranje projekata s najvećom naklonošću.
Povelja projekta vrlo je kratak dokument, idealno na jednoj stranici, koji sadrži vaše ukupne ciljeve i čimbenike uspjeha za njihovo postizanje. To je u osnovi varalica koja vas i vaš tim usredotočuje na ono što je s vremenom najvažnije.
Kada izrađujete povelju projekta, uzmite u obzir ove kategorije i pitanja:
- Koji je vaš ukupni cilj? (Koji je glavni problem ili prilika kojoj ćete se obratiti?)
- Koji je opseg? (Što ćete učiniti nasuprot izričito ne u sklopu projekta?)
- Tko je uključen? (Koji ljudi ili skupine moraju biti uključeni i koju ulogu igraju?)
- Koji je poslovni slučaj? (Koje su financijske ili druge koristi koje će projekt donijeti organizaciji, kupcima ili drugim dionicima?)
- Koje su mjere uspjeha? (Koje ćete mjerljive mjerne podatke koristiti za procjenu uspjeha?)
- Koji su resursi potrebni? (Kakvo financiranje, vrijeme, materijali ili drugi resursi su potrebni?)
- Koji je vremenski slijed? (Koje su glavne faze ili prekretnice?)
- Koji su rizici? (Koje bi prepreke mogle spriječiti uspjeh?)
- Koji su faktori uspjeha? (Što se mora učiniti ili postaviti kako bi se osigurao uspjeh?)
Pitanja možete jednostavno prilagoditi svojim potrebama dodavanjem ili zamjenom nekih gore navedenih pitanja.
Povelja projekta strateški je alat za priopćavanje onoga što radite i kako, bez da se izgubite u korovu. Najbolji čelnici angažiraju svoje timove na izgradnji povelje od nule jer znaju da ljudi podržavaju ono što pomažu u stvaranju.
