Loši sastanci: Svi smo ih iskusili. Bilo da se radi o lošem planiranju, previše razgovora ili nedostatku pripreme, loši sastanci troše dragocjeno vrijeme i novac.
No, osnivač i izvršni direktor Amazona Jeff Bezos možda je razbio kôd kako bi sastanke učinio produktivnijima. Njegovim godišnjim pismom dioničarima, kao i nedavni intervju, Bezos je dao neki uvid u to Amazon kultura susreta izgleda.
Sve se svodi na poštivanje tri jednostavna pravila.
'Dvije pizze' ekipe.
'Nastojimo stvoriti timove koji nisu veći od onih koje mogu hraniti dvije pizze', rekao je Bezos. 'To nazivamo pravilom ekipe s dvije pizze.'
Ako ste ikada bili na sastanku s previše ljudi, možete razumjeti mudrost u ovome. Što je veći tim, to je veći broj mišljenja - i sve je teže donositi zaključke i donositi odluke. A ako neki od mnogih ljudi samo vole čuti zvuk vlastitog glasa, vaši će sastanci zasigurno biti usisavači.
Ali s pravilom ekipe s dvije pizze dobivate ravnotežu u dobivanju različitih stajališta i ideja, a pritom ostajete okretni i upravljivi.
Nema PowerPointa.
'U Amazonu se ne koriste PowerPoints', ponosno izjavljuje Bezos. 'Netko je za sastanak pripremio šest stranica ... narativno strukturirani dopis. Ima stvarne rečenice, i tematske rečenice, i glagole i imenice - to nisu samo točke. '
U svom nedavnom pismu dioničarima, Bezos detaljno opisuje rad koji se odnosi na ove dopise, za što kaže da će trebati i do tjedan dana ili više da napiše i pročisti:
'Sjajni dopisi napisani su i prepravljeni, podijeljeni s kolegama od kojih se traži da poboljšaju posao, odvojeni na par dana, a zatim ponovno uređeni sa svježim umom. Jednostavno se ne mogu obaviti za dan ili dva. '
Kao moj kolega Carmine Gallo nedavno je istakla, dopisi poput ovih izvrsna su ideja, jer naš mozak puno bolje obrađuje pripovijedanje nego tvrdi podaci. Takvi narativni dopisi daju autorima priliku da u potpunosti prenose misli koje stoje iza njihovih ideja, a sudionicima sastanka daju priliku da bolje razumiju cjelovite koncepte.
Naravno, ništa od toga ništa ne znači ako se sudionici sastanka ne pripreme, što je ono što treće pravilo čini najboljim od svih.
Počnite s tišinom.
'Te dopise čitamo šutke tijekom sastanka', kaže Bezos. »To je poput radne sobe. Svi sjede oko stola, a mi čitamo u tišini, obično oko pola sata, koliko god nam treba da čitamo dokument. A onda razgovaramo o tome. '
Možete zamisliti zašto je to tako korisno. Koliko ste puta stigli do važnog sastanka na kojem, unatoč najboljim namjerama, jednostavno niste toliko pripremljeni kao što biste željeli biti?
'Baš poput srednjoškolaca, i rukovoditelji će blefirati svoj put kroz sastanak, kao da su pročitali dopis', kaže Bezos. »Jer smo zauzeti. I tako, zapravo morate odrediti vrijeme za čitanje dopisa - i tome je namijenjeno prvih pola sata sastanka. A onda su svi zapravo pročitali dopis, oni se ne samo pretvaraju da su ga pročitali. '
Bezos je prethodno uzvisio upotrebu ovog metoda jer osigurava nepodijeljenu pozornost svih tamo. Uz to, pomaže boljoj pripremi onih koji vode takve rasprave - zbog vještine i usredotočene misli potrebne za sastavljanje ovih bilješki na prvom mjestu. 'Pune rečenice teže je napisati', objašnjava poznati osnivač. 'Ne postoji način da napišete podsjetnički strukturirani dopis od šest stranica i da nemate jasno razmišljanje.'
Provodeći to u praksi.
Ovu sam metodu koristio na vlastitim sastancima i mogu jamčiti za njezinu učinkovitost. Kao moderator sastanka možete biti sigurni da svi počinju s čvrstim temeljima i da su svi na istoj stranici. (Oprostite, nisam mogao odoljeti.)
Ali najviše od svega dajete svojim ljudima ono što im je potrebno da rade najbolje što mogu:
Vrijeme.
keith colburn smrtonosni ulov oženjen
Vrijeme je za razumijevanje. Vrijeme za produženo razmišljanje. Vrijeme je za usredotočeno razmišljanje.
Sve to dovodi do dubljih otkrića.
Dakle, upamtite:
Timovi s dvije pizze. Nema PowerPointa. Počnite s tišinom.
Slijedite ova tri jednostavna pravila i pretvorite svoje sastanke iz gubljenja vremena u izvor briljantnih ideja.
