Glavni Operacije Najbolji softver / sustavi za upravljanje dokumentima za male tvrtke - 2021

Najbolji softver / sustavi za upravljanje dokumentima za male tvrtke - 2021

Vaš Horoskop Za Sutra

Mnogo je razloga zbog kojih tvrtke mogu upravljati elektroničkim datotekama i digitalizirati svoje dokumente. Stvaranje strukture za organiziranje i razmjenu informacija jedna je od prednosti; kao što je smanjenje papira, stvaranje revizijskih tragova, osiguravanje usklađenosti s propisima i olakšavanje unutarnje i vanjske suradnje. Sustavi za upravljanje dokumentima (DMS) pomažu tvrtkama u digitalizaciji, pohrani, upravljanju i elektroničkom praćenju dokumenata, podataka i objekata. Bilo da se nazivaju sustavima, softverom ili rješenjima, DMS ponude imaju razne značajke i oznake cijena. Osmislili smo nekoliko najboljih kategorija koje će vam pomoći da sortirate ono što može biti zbunjujući niz opcija.

U našem smo pregledu pronašli široku ponudu. Neki se sustavi usredotočuju na omogućavanje pohrane, pretraživanja, sigurnosti i uključuju neke funkcije revizije i dijeljenja dokumenata. Drugi se šire od DMS-a pružajući mnoštvo zvukova i zvižduka (i dodataka) za spektar mogućnosti kao što su stvaranje tijeka posla, upravljanje zadacima, suradnja, automatizirana pravila i još mnogo toga.

S obzirom na obilje mogućnosti, određivanje pravog sustava može biti zastrašujuće. Razgovarali smo s Jennifer Pankow, menadžericom, klijentovim uspjehom, SHI International Corp., koja je pomogla pojednostaviti je: 'Iz poslovne odluke zapitajte se:' Što mi ovo donosi da poboljšam svoje poslovanje ili ispunim kritične potrebe? ' To je ono što pomažemo kupcima da pogledaju i mapiraju rješenje. Umjesto da mislite 'Trebam DMS', pitajte: 'Što trebam učiniti?' Zatim suzite izbor na koje rješenje to radi i na koje dijelove. '

Courtney Thorne-Smith mjerenja

Još jedno pitanje koje treba razmotriti je: Gdje želim pohraniti svoje datoteke? Postoje tri vrste DMS-a: Cloud, on-premise i hibridni.

Oblak: Pomoću ove usluge vaši su dokumenti u oblaku dobavljača - spremni za mobilni pristup bilo kad i bilo gdje kada imate internet. Pohrana može biti ograničena vašim ugovorom (iako većina usluga nudi različite razine pohrane i povezane cijene), ali to je često pristupačna opcija koja uključuje upravljanje sustavom i ažuriranja, a datoteke se sigurnosno kopiraju u oblak.

U prostoru: Ova opcija omogućuje više prilagodbi dok DMS stoji na vašem poslužitelju i niste ograničeni na pohranu na razini ugovora. No, početni trošak može biti zastrašujući, IT održavanje može biti dodatno i morat ćete primijeniti sigurnosni protokol u slučaju da vam poslužitelj padne.

Hibrid: Ova kombinacija lokalnog i oblaka može vam omogućiti fleksibilnost upotrebe oblaka za neke vrste dokumenata, dok izbjegavate migriranje naslijeđenog sadržaja kojem nije potreban mobilni pristup.

Kada se gledaju DMS opcije, ključni čimbenici koje treba uzeti u obzir su:

Sigurnost: Jedan aspekt je vaša sposobnost upravljanja pristupom i postavljanja dozvola za dokumente i datoteke u sustavu. Važno je procijeniti kako se te datoteke sigurno dijele iznutra i izvana. Drugi aspekt je razina sigurnosti koja štiti vaše podatke na mjestu na kojem su pohranjeni. Ako tražite rješenje u oblaku, pobrinite se da je dobavljačeva sigurnost njihovih podatkovnih centara dovoljna da zaštiti vaše podatke i da je u skladu sa svim propisima za vašu industriju.

Skeniranje: Ako se utapate u papiru, pronađite sustav koji omogućuje skeniranje masovnih količina dokumenata sa značajkama za automatsko imenovanje i arhiviranje. Jedna potencijalna značajka, Optičko prepoznavanje znakova (OCR), pretvara skenirane dokumente u datoteke koje je moguće uređivati ​​i pretraživati.

Traži: Pametno je osigurati da, bez obzira na to kako sustav organizira vaše datoteke, mogućnosti pretraživanja omogućuju cjelovito pretraživanje ključnih riječi unutar datoteka (ne samo po naslovu).

Pristup, uređivanje, nadzor: Koliko su opsežne potrebe vašeg poduzeća za stvaranjem, pristupom i promjeni dokumenata? Kada pregledavate DMS, pogledajte:

  • Postavke pristupa / dopuštenja za dokumente i datoteke, npr. Jesu li dodijeljene uloge, postavlja li pristup dokument, mapa ili oboje, možete li postaviti dopuštenja od strane pojedinaca i grupa?
  • Dijeljenje / uređivanje datoteka, tj. Postoji li prijava / odjava, može li više korisnika uređivati ​​odjednom?
  • Nadgledanje i praćenje, npr. Možete li vidjeti tko je pregledao dokument, dobivate li dnevnik aktivnosti / revizije, možete li postaviti upozorenja?
  • Kontrola verzija, tj. Možete li vidjeti povijest verzija, kako sustav osigurava da se radi na najnovijoj verziji, možete li pristupiti prethodnim verzijama?
  • Stvaranje, sastavljanje i arhiviranje, tj. Koje su značajke na mjestu za život dokumenta od stvaranja do arhiviranja?

Suradnja: Koliko unutarnje i vanjske suradnje trebate osnažiti? Iako su kontrola verzija, uređivanje i elektronički potpis možda prilično standardne DMS značajke, neki sustavi uključuju tijekove rada, suautorstvo, upravljanje zadacima, upozorenja, razmjenu poruka i još mnogo toga.

Korisnost: Želite što bliže 100-postotno usvajanje sustava. Pazite da su alati i sučelje jednostavni za upotrebu i intuitivni, tako da ih vaš tim može lako koristiti.

Mobilnost: Ako je mobilni pristup prioritet, pronađite sustav koji je kompatibilan sa svim uređajima. Razmislite o jednoj koja ima aplikaciju koja preslikava radnu površinu.

Integracija: Postoji široka paleta mogućnosti integracije u DMS ponudama koje smo pregledali. Znajte s kojim sustavima će vam trebati vaš DMS za integraciju. Na primjer, vaša želja da izbjegnete premještanje datoteka iz postojeće pohrane u oblaku, npr. Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive itd. Ili potreba za povezivanjem sa svojim CRM-om, sustavom za upravljanje sadržajem ili računovodstvenim softverom može utjecati na odluku vašeg dobavljača .

Podrška: Kao i kod bilo koje druge usluge dobavljača, budite sigurni da razumijete kako se pruža podrška. Većina dobavljača koje smo pregledali imali su nekoliko mogućnosti podrške, uključujući e-poštu, internetski chat i telefon - iako je radno vrijeme ponekad bilo ograničeno. Neki nude podršku samo putem sustava karata. Odaberite onu koja odgovara razini i vrsti podrške koja će vam trebati.

Cijena: DMS cijena ovisi o dobavljaču i usluzi. Kao što smo ranije spomenuli, lokalni DMS ima značajne početne troškove. Međutim, s uslugom u oblaku vjerojatno ćete plaćati mjesečnu ili godišnju naknadu određenu po korisniku / mjesecu ili prema kapacitetu skladišta, a dodatne značajke mogu povećati troškove. Dakle, uzmite u obzir svoje tekuće troškove i svako povećanje koje će se dogoditi ako se vaše potrebe povećaju.

Napomena urednika: Tražite li softver za upravljanje dokumentima za svoju tvrtku? Ako želite informacije koje će vam pomoći da odaberete onu koja vam odgovara, koristite upitnik u nastavku kako bi vam naš partner, BuyerZone, pružio informacije besplatno:

U potrazi za DMS-om 'najboljeg od' pronašli smo kvalificirane kandidate u nekoliko kategorija:

Ukupni pobjednik, najbolji softver / sustavi za upravljanje dokumentima za male tvrtke: eFileCabinet

eFileCabinet dobiva naš glas kao najbolji ukupni pobjednik za softver / sustave za upravljanje dokumentima za male tvrtke 2018. DMS je isključivo ono što eFileCabinet čini. Robusna je ponuda koja promovira jednostavnost upotrebe, mobilni pristup, napredno pretraživanje 'nikad ništa ne izgubi' i visoku razinu sigurnosti.

Pros: Postoji široka ponuda DMS značajki s dodanim novim značajkama, poput tijeka rada (trenutno dostupno u beta verziji). Sigurnost i usklađenost su glavna područja.

Protiv: Korisnička podrška, iako brzo reagira putem telefona, e-pošte ili chata, dostupna je samo tijekom radnog vremena. Također, ovo nije najmanje skupa DMS opcija; ali ni najskuplje.

Pogledajte našu cjelovitu recenziju eFileCabinet.

Najbolji besplatni softver / sustavi za upravljanje dokumentima za male tvrtke: Zoho Docs

Iako mnogi dobavljači DMS-a nude besplatne probne verzije, besplatne verzije su rijetke. Oni koje smo pronašli često su dopušteni samo za jedan korisnički račun. Nudimo 5 GB prostora za pohranu / korisnika za do 25 članova tima, a besplatno smo zaradili Zoho Docs naše priznanje kao najbolji besplatni softver za upravljanje dokumentima za male tvrtke 2018.

Pros: Zoho Docs reklamira snažnu sigurnost i usklađenost, ima prijateljsko korisničko sučelje, mrežne forume za podršku i mnoge značajke plaćenih usluga koje smo pregledali.

Protiv: Zoho Docs, kao i Google Docs, ima vlastiti format datoteka. Neki su korisnici komentirali da je rad s Wordovim dokumentima u ovom sustavu izazovniji nego što bi željeli.

Pročitajte naš cijeli Pregled Zoho dokumenata .

Najbolji softver / sustavi za upravljanje dokumentima za korisničku službu: eFileCabinet

eFileCabinet dobiva naš glas kao najbolji softver / sustavi za upravljanje dokumentima za korisničku službu u 2018. Iako ovaj DMS može koštati nešto više od nekih konkurenata, nekoliko korisničkih recenzija navodi da se to isplati zbog ljudi i korisničke službe. Korisnički tim za uspjeh obvezuje se da će svaki novi kupac primiti poziv odmah nakon kupnje kako bi osigurao da u potpunosti razumije proizvod i da njegova tvrtka može od toga imati koristi.

Pros: Kada smo kontaktirali korisničku službu putem njihove tri metode, tj. Putem chata, telefona i e-pošte, vrlo brzo smo se čuli, a predstavnici su bili ljubazni, profesionalni i korisni.

Protiv: Korisnička podrška dostupna je samo u radno vrijeme (od 8:00 do 17:00 MT) od ponedjeljka do petka.

Pogledajte našu cjelovitu recenziju eFileCabinet.

koliko je visoka joan baez

Najbolji softver / sustavi za upravljanje dokumentima za suradnju: SharePoint

SharePoint, DMS tvrtke Microsoft, uključuje mnoge značajke koje će zainteresirati tvrtke ili timove koji trebaju učinkovitu suradnju. Dizajniran s namjerom da 'osnaži timski rad' i 'neometanu suradnju u cijeloj organizaciji', SharePoint je naš izbor za Najbolji softver za upravljanje dokumentima / sustave za suradnju 2018.

Pros: Kao Microsoftov proizvod, SharePoint pruža visoku razinu sigurnosti i korisničku podršku s nizom cijena. Čini se da su mogućnosti gotovo beskrajne kada se uzme u obzir čitav paket Microsoftovih ponuda s kojima se SharePoint integrira.

Protiv: Mnoge recenzije ukazuju na to da su za potpuno korištenje SharePointove stručnosti i prilagodbe potrebne. To bi potencijalno moglo učiniti rješenje previše dugotrajnim i skupim za male tvrtke.

Pogledajte našu cjelovitu SharePoint recenziju.

Najbolji softver / sustavi za upravljanje dokumentima za odvjetničke tvrtke: M-Files

Budući da se odvjetničke tvrtke bave tonom papira, od kojih velik dio sadrži povjerljive i osjetljive podatke, postoje dodatna razmatranja za odabir DMS-a. Prema članku u ABA Journal, ' Evo zakonskog smanjenja softvera za upravljanje dokumentima , 'komponente za upravljanje dokumentima u softveru za upravljanje praksama koje odvjetničko društvo trenutno koristi mogu biti dovoljne za samostalne prakse ili male tvrtke u područjima prakse koja nisu teška za dokumente. No, za male tvrtke koje upravljaju velikim količinama dokumenata, pronalazak samostalnog sustava koji se može dobro integrirati s vašim postojećim softverom za upravljanje i računovodstvo može biti izuzetno koristan. Zbog svoje inovativne tehnologije, sigurnosti, podrške za usklađenost podataka i sposobnosti integracije, naš izbor za Najbolji softver za upravljanje dokumentima / sustave za odvjetničke tvrtke je M-Files.

Pros: Uz solidne DMS značajke kao što su mogućnosti skeniranja, OCR za organiziranje i pretraživanje i kontrola pristupa, ova tehnologija nudi odvjetničkim tvrtkama tijekove odobrenja ugovora i podržava eDiscovery.

Protiv: M-Files ne nudi unaprijed konfigurirane pakete kao što to čine neki konkurenti, pa je teško procijeniti kolika će cijena biti mala odvjetnička tvrtka da bi dobila značajke koje su im potrebne. Rješenja su prilagođena svakom klijentu, a cijene kreću ispod 2000 USD godišnje.

Pročitajte pregled M-datoteka.

Ostale usluge upravljanja dokumentima

Pored onih koje smo odabrali u našim Best Of kategorijama, evo i drugih tvrtki koje smo pregledali:

Dokmee opisuje svoju ponudu kao siguran i lagan za korištenje sustav upravljanja dokumentima dizajniran za razne svrhe, uključujući hvatanje i pohranu dokumenata, pretraživanje i pronalaženje i dijeljenje datoteka.

Asite paket za upravljanje dokumentima koriste arhitektonske, inženjerske i građevinske tvrtke za tijekove rada, upravljanje informacijama i poštivanje globalnih standarda.

DocuWare Cloud digitalizira papirne procese, omogućuje konfiguraciju prilagođenih tijekova rada i integrira se s ERP-om, CRM-om i drugim sustavima.

Adobe Document Cloud uključuje Acrobat DC za PDF produktivnost i Adobe Sign za integrirano e-potpisivanje.

Hightail poslovanje , nekada YouSendIt, sastoji se od njihovih ponuda za dijeljenje datoteka i kreativnu suradnju.

Ascencio ONLYOFFICE pruža mrežne urednike dokumenata i poslovne alate za produktivnost putem oblaka ili privatne mreže.

Alfresco Jedan iz tvrtke Alfresco Software, Inc. je platforma za upravljanje sadržajem poduzeća (ECM) koja uključuje upravljanje dokumentima, suradnju i automatizaciju procesa.

Metodologija

Koristili smo opsežni pregled pojmova za pretraživanje, društvene trendove i web istraživanje kako bismo suzili naš popis DMS ponuda. Intervjuirali smo profesionalce za usluge klijentima koji imaju iskustva s korištenjem DMS-a i pomažu kupcima u odlukama o upravljanju sadržajem ili kupnji softvera. Sa suženim izborom, pregledali smo web stranice svake tvrtke i gledali demonstracije ili se prijavili za probe te usporedili ponude posebno oko vrste usluge, cijena, korisničke usluge, skalabilnosti, funkcionalnosti, jednostavnosti korištenja, recenzija kupaca, poslovnog i tehnološkog web mjesta kritike i nagrade. Za sve nedostajuće podatke kontaktirali smo tvrtku. U ovom smo procesu ne samo popunjavali praznine u informacijama, već smo i procijenili njihovu brzinu i temeljitost odgovora.

Objavljivanje u uredništvu: Inc. piše o proizvodima i uslugama u ovom i drugim člancima. Ovi su članci urednički neovisni - to znači da urednici i novinari istražuju i pišu o njima bez utjecaja bilo kojeg odjela za marketing ili prodaju. Drugim riječima, nitko ne govori našim novinarima ili urednicima što da napišu ili da u članak uključe bilo kakve pozitivne ili negativne informacije o tim proizvodima ili uslugama. Sadržaj članka u cijelosti je po odluci izvjestitelja i urednika. Međutim, primijetit ćete da ponekad u članke uvrštavamo poveznice na proizvode i usluge. Kada čitatelji kliknu ove veze i kupe ove proizvode ili usluge, Inc može dobiti naknadu. Ovaj model oglašavanja zasnovan na e-trgovini - kao i svaki drugi oglas na našim stranicama članaka - nema utjecaja na našu uredničku pokrivenost. Izvjestitelji i urednici te veze ne dodaju niti će njima upravljati. Ovi oglasi, kao i drugi koje vidite na Inc-u, podržavaju neovisno novinarstvo koje pronađete na ovoj web-lokaciji.

Napomena urednika: Tražite li softver za upravljanje dokumentima za svoju tvrtku? Ako želite informacije koje će vam pomoći da odaberete onu koja vam odgovara, koristite upitnik u nastavku kako bi vam naš partner, BuyerZone, pružio informacije besplatno:

Napomena urednika: Tražite li softver za upravljanje dokumentima za svoju tvrtku? Ako želite informacije koje će vam pomoći da odaberete onu koja vam odgovara, koristite upitnik u nastavku kako bi vam naš partner, BuyerZone, pružio informacije besplatno:

Objavljivanje u uredništvu: Inc. piše o proizvodima i uslugama u ovom i drugim člancima. Ovi su članci urednički neovisni - to znači da urednici i novinari istražuju i pišu o tim proizvodima bez ikakvog utjecaja bilo kojeg odjela za marketing ili prodaju. Drugim riječima, nitko ne govori našim novinarima ili urednicima što da napišu ili da u članak uključe bilo kakve pozitivne ili negativne informacije o tim proizvodima ili uslugama. Sadržaj članka u cijelosti je po odluci izvjestitelja i urednika. Međutim, primijetit ćete da ponekad u članke uvrštavamo poveznice na ove proizvode i usluge. Kada čitatelji kliknu ove veze i kupe ove proizvode ili usluge, Inc može dobiti naknadu. Ovaj model oglašavanja zasnovan na e-trgovini - kao i svaki drugi oglas na našim stranicama članaka - nema utjecaja na našu uredničku pokrivenost. Izvjestitelji i urednici te veze ne dodaju niti će njima upravljati. Ovaj model oglašavanja, kao i drugi koje vidite na Inc-u, podržava neovisno novinarstvo koje pronađete na ovom mjestu.