Anketa, anketa, anketa se slaže - sastanci su užasno gubljenje vremena i svi ih mrze.
Ali ako svaka živa duša u vašem uredu zastenje kad uđe novi poziv za sastanak, zašto i dalje značajan dio tjedna provodite sjedeći u konferencijskim sobama?
emily ann roberts neto vrijednost
Dio odgovora je vjerojatno neučinkovita praksa sastanka. Dio problema mogao bi se ublažiti učenjem brzog i produktivnog sastanka. Ali neka od ovih druženja se ne mogu popraviti i jednostavno se ne bi smjela dogoditi - barem za vas.
Ovaj posljednji tip sastanka ne može se popraviti boljom logistikom. Jednostavno ih treba ukloniti iz vašeg rasporeda. Zbog čega nailazite na još jedan veliki razlog ustrajnosti napuhavanja - teško im je reći ne. Ako je pozivnica vašeg šefa, ne želite vrijeđati korisnost skupa. Isto vrijedi i za kolegu, a klijente je najteže odbiti od svih.
Ali ne očajavajte, moguće je pristojno izaći sa sastanaka, a da nikoga ne uvrijedite ili ne izgledate lijeno. Na HBR-u je nedavno ponudila Liane Davey, suosnivačica tvrtke 3COze konkretni prijedlozi temeljeni na zajedničkim pitanjima sastanka .
1. Kad niste spremni za sastanak
Ne zato što ste lijenčina, naravno, već zato što tim nije imao dovoljno vremena za istraživanje, razmišljanje, pripremu itd. O temama o kojima će se raspravljati. U ovom slučaju, Davey predlaže pokušaj odgađanja skupa jezikom poput: 'Ovo je zanimljiva tema. Na temelju naših trenutnih prioriteta u godini, nisam siguran da smo još spremni za produktivan razgovor. Bi li bilo moguće odgurnuti ovaj sastanak i dopustiti radnoj skupini da malo više napreduje prije nego što se nađemo? '
2. Kad je potrebno, nestaju ljudi
Ponekad na kilometar možete uočiti gubitak vremena. Primjerice, kada neće biti prisutne sve relevantne strane potrebne za donošenje odluke, znate da definitivno nećete napustiti radnju u ruci.
Istaknite problem pozivatelju govoreći otprilike ovako: 'Radujem se donošenju nekih odluka o ovom pitanju. Iz poziva na sastanak ne izgleda da je uključena proizvodnja [ili tko god]. Želio bih pričekati dok se netko iz Produkcije ne bude voljan pridružiti. U protivnom nećemo moći donijeti nikakve odluke. '
3. Kada ste pogrešna osoba koja daje svoj doprinos
Ponekad problem nije ništa svojstveno planiranom sastanku - to ste vi. Jednostavno ne znate dovoljno ili niste uključeni u problem na pravi način da biste korisno doprinijeli. Davey nudi sljedeći primjer scenarija za ove situacije: 'Polaskana sam što vas zanima moj doprinos. Ne vjerujem da sam najbolje kvalificiran za ovu temu. Malo sam kopao i čini se da bi Pat imala potreban kontekst. Bi li bilo ugodnije pozvati Pata, a ne mene? ' (Oprosti, Pat.)
Alternativno, odgovornost za prisustvovanje možete prebaciti na podređenog ili na svog šefa. U cjelovitom postu , Davey nudi predloženi jezik i za ove slučajeve.
4. Kad je vrijeme izuzetno nezgodno
U još nekim drugim slučajevima, sastanak je dobro organiziran i vi možete dati svoj doprinos, ali vrijeme sastanka je samo užasno za vašu produktivnost. Jeste li zapeli? Ne, kaže Davey, koji predlaže da se odjavite, ali 'odvojite nekoliko minuta da sakupite neke bilješke i izvijestite stolicu ili odgovarajućeg sudionika'.
Odgovarajući na poziv, ona nudi ovaj predloženi jezik: 'Ovo će biti važna rasprava. Nisam u mogućnosti prisustvovati, ali naći ću malo vremena da podijelim svoje misli kako biste ih mogli uključiti u raspravu. '
koliko je visok kolten wong
5. Kada vam je veći dio sastanka nebitan
Što kažete na to da vam je relevantna samo jedna od pet ili deset točaka dnevnog reda na predstojećem sastanku? Nemojte samo sjediti i vrteći palčevima kroz 80 posto rasprave, savjetuje Davey. Umjesto toga, jasno stavite do znanja da ćete se rano povući tako što ćete odgovoriti na poziv otprilike ovako: 'Bi li bilo moguće raspravu o ponovnom brendiranju pokriti kao prvu točku dnevnog reda? Ne mogu ostati tijekom cijelog sastanka, ali stvarno bih volio dati svoj doprinos na tom sastanku. '
Naravno, reći ne nije samo teško kada su sastanci u pitanju. Vjerojatno ćete naići na isti problem loše zamišljenih ili pogrešno usmjerenih zahtjeva i u drugim područjima svog radnog života. Srećom, tamo je podjednako dobar savjet o točnom načinu da se lijepo odbije i ostalim zajedničkim uredskim pitanjima.
