Glavni Kućno Poslovanje 5 savjeta za provođenje virtualnog sastanka

5 savjeta za provođenje virtualnog sastanka

Vaš Horoskop Za Sutra

Dok još nismo upravljanje humanoidnim robotima iz udobnosti naših domova poput likova iz filma iz 2009. godine Surogati , naše svakodnevne interakcije, kako profesionalne, tako i osobne, provode se virtualnim sredstvima.

Budući da vlasnici tvrtki virtualne događaje prihvaćaju kao isplativu metodu za postizanje bezbroj ciljeva, uključujući webinare, treninge i konferencije, važno je osigurati da se učinkovitom komunikacijom ne trguje radi uštede u dnu. Iako je malo vjerojatno da će virtualni sastanak u potpunosti zamijeniti potrebu za osobnim susretom, jednostavnost usvajanja i praktičnost mogu poslužiti za povećanje produktivnosti vašeg poslovanja. Međutim, virtualni sastanci nisu idealni za svaku situaciju, pa je važno kada i kako koristiti ovu tehnologiju.

Donna Dennis, predsjednica Leadership Solutions Consulting, i kreatorica i voditeljica Američko udruženje za upravljanje trodnevni seminar o Vodeći virtualni i udaljeni timovi , kaže da je tehnologija postala glavni fokus; negdje između BlackBerriesa ljudi i e-maila, mnogi su čelnici izgubili iz vida veze. 'Sada je fokus na upravljanju zadacima, odnosima i tehnologijom', kaže Dennis, koja detaljnije razrađuje u svojoj nadolazećoj knjizi Upravljanje znanjem i e-učenje.

Lee E. Miller, utjecajni trener i autor knjige GORE: Utjecaj, moć i perspektiva U: Umijeće dobivanja onoga što želite , dodaje, 'Najveća pogreška koju ljudi čine je pretpostavka da je utjecaj na sastanak licem u lice isti kao utjecaj na virtualnu interakciju. Nije. Pravila su različita jer ljudi različito reagiraju kad virtualno komuniciraju. '

Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da obavite uspješan virtualni sastanak.

5 savjeta za provođenje virtualnog sastanka: kako se pripremiti

'Prva stvar koju učinimo prije nego što odlučimo koje će tehnologije i softver biti potrebni jest odlučiti tko je publika koja sudjeluje i koje se informacije dijele', kaže Drew Bowers, istraživački psiholog iz Grupe za ljudske čimbenike Sveučilišta u Daytonu. 'Otkrili smo da je najbolje za izlagače da ili dizajniraju svoje podatke ili prezentaciju u skladu s okruženjem u kojem će predstavljati ili da odaberu najbolje okruženje za predstavljanje podataka koje imaju.' Bowers kaže: 'Ne možete jednostavno iznijeti prezentaciju koju ste održali pred publikom uživo na konferenciji i baciti je na video monitor za virtualnu publiku i očekivati ​​iste rezultate, jer ste ograničeni na stupanj , kako možete komunicirati sa svojom virtualnom publikom.

inlinebuyerzonewidget
Dennis ističe da kad zakažete sastanak na fizičkom mjestu, možete biti neobavezniji oko dnevnog reda sastanka i pružanja materijala. Također imate prednost u tome što polaznike ubrzate u hodniku, za aparatom za kavu itd. Međutim, uspješan virtualni sastanak zahtijeva puno više unaprijed pripremljenih priprema. Colarić preporučuje da se virtualni sastanci planiraju unaprijed. 'Pošaljite dnevni red prije vremena, izradite vizualne predmete kako biste pojačali svoju poruku i proslijedite ih svima prije sastanka, pozovite članove svakog tima koji trebaju biti uključeni', kaže ona.

Obavezno pošaljite podatke za prijavu (pristupne kodove, URL-ove i brojeve za pozive) najmanje dan unaprijed kako bi sudionici mogli testirati je li potrebno preuzimanje softvera. Možda ćete htjeti zamoliti sudionike da se prijave najmanje 15 minuta prije početka kako bi testirali povezanost, predlaže Laura Stack, autorica i predsjednica The Productivity Pro, tvrtke za vježbanje upravljanja vremenom. 'Provedite prozivku i provjerite radi li sve. Pregledajte vremensku liniju. Dajte način da vas kontaktiramo izvan mreže ako panelist naiđe na probleme, kaže Stack.

Bilješka: Ako ste domaćin jednom voditelju s podešavanjem velike publike, dobra je ideja imati voditelja imenovanog za pomoć glavnom voditelju. Voditelj može podržati sudionike u tehničkim problemima, kao i nadzirati sva pitanja koja dolaze. Chat ako voditelj pokuša pročitati pitanja o chatu usporava tijek prezentacije.

Kopaj dublje: iMeetov novi alat za videokonferencije

5 savjeta za održavanje virtualnog sastanka: tehnički alati i zahtjevi

Ljepota internetske tehnologije za sastanke je u tome što je mogu koristiti i najmlađi operativni dijelovi s golim kostima. Potrebna je samo internetska veza, zvuk (iz zvučnika računala, mikrofona ili putem telefona) i web kamera (samostalna ili integrirana s vašim monitorom / prijenosnim računalom). Većim skupinama možda će trebati i projekcijsko platno ili veliki TV monitor.

Kad odabirete uslugu, mislite da je 'mala', kaže Susan Colaric, pomoćnica potpredsjednika za nastavnu tehnologiju na Sveučilištu Saint Leo u Saint Leo-u na Floridi. 'Najučinkovitije web konferencije su one koje koriste samo onu tehnologiju koja je potrebna. KIS-; neka bude jednostavno-; je najbolji način da se ljudi usredotoče na vašu poruku, a ne na tehnologiju. ' Neki mrežni proizvodi uključuju Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Sastanak Microsoft Office Live i WebEx .

Poduzetnici također trebaju imati na umu da neće svaki sustav video konferencija raditi zajedno. Izbjegnite neugodnosti zbog kašnjenja i tehničkih kvarova testiranjem povezanosti svih web lokacija prije sastanka. 'Pokušaj upotrebe analognog video sustava na jednom kraju i digitalnog sustava na drugom može uzrokovati mnoštvo problema, pa čak i digitalno-digitalna konferencija može biti problematična ako stariji softver treba nadogradnju prije nego što to može' razgovarati s 'noviji program', kaže Bowers.

Kopati dublje: Zona bez muhe: virtualni sastanci

neto vrijednost breta baiera 2016

5 savjeta za provođenje virtualnog sastanka: ostanite usredotočeni

Rick Maurer, autor knjige Iza zida otpora i Zašto ne želiš ono što ja želim? savjetuje korisnicima da uklone smetnje. Prednost virtualnih sastanaka je mogućnost održavanja gotovo bilo gdje-; nedostatak virtualnih sastanaka je i mogućnost održavanja gotovo bilo gdje. Sudionici internetskih sastanaka mogu nazvati ili se prijaviti iz lokalne kavane, salona u zračnoj luci, kućnih ureda itd. Da biste umanjili pozadinu ili 'buku na cesti' (ne želite da vaše dijete, kućni ljubimac ili telefoni koji zvone postanu fokus) možete odlučite 'isključiti sve sudionike i postavljati pitanja samo putem okvira za chat', kaže Stack.

Maurer također savjetuje da ne pokušavate ugurati više stvari u jedan sastanak. 'Usredotočite se na jednu ili dvije teme. Ako morate pokriti više predmeta, dajte ljudima vremena da se istegnu, odmore u kupaonici ili napunite kavu. Neka svaki segment sastanka bude kratak - ne duže od 30 minuta. '

Bilješka: Košulje u prugama ne prenose dobro na kameru, kao ni veliki, sjajni nakit. Obje mogu vizualno ometati. Pokušajte svoje pokrete tijela svesti na najmanju moguću mjeru jer pretjerano kretanje zapravo može pogoršati kvalitetu video zapisa.

Dig Deeper: Sastanak na webu: Koje alate koristiti?

5 savjeta za provođenje virtualnog sastanka: Etiketa

Nick Swardson neto vrijednost 2017

'Ključ uspješne video konferencije ili sastanka na telefonskoj konferenciji je sjetiti se da ste na sastanku', naglašava Colaric. 'Posvetite punu pažnju sudionicima kao da biste bili u istoj sobi. Neka vas ne ometa e-pošta, surfanje webom ili slanje poruka. Pokušajte ne jesti i ne piti kako biste bili spremni ako vam pitanja budu upućena. '

Dobro pravilo? Colaric kaže: 'Uvijek pretpostavite kad uđete u sobu da su mikrofoni već uživo na drugim mjestima! To pomaže u sprječavanju emitiranja bilo kakvog stranog razgovora prije sastanka kada to možda ne namjeravate. '

Također ističe da bi se sastanci videokonferencija zapravo trebali odvijati nešto sporijim tempom od uobičajenog sastanka zbog kašnjenja od dvije do tri sekunde za komunikaciju većine sustava. Ako vodite sastanak, pobrinite se da postoje dovoljne stanke nakon postavljanja pitanja. Ako ste sudionik, obratite pozornost na sebe prije nego što se obratite grupi dajući znak rukom ili izgovarajući 'pitanje' ili 'komentar', a zatim pričekajte nekoliko sekundi prije nego što nastavite. '

Sudionici bi također trebali uspostaviti kontakt očima gledajući u kameru. Učinit će razgovor među sudionicima prirodnijim. Slijedi kratka varalica o bontonu:

8 postupaka bontona video konferencija

Budite ljubazni prema ostalim sudionicima
Govorite li jasno
Neka pokreti tijela budu minimalni
Krećite se i gestikulirajte polako i prirodno
Održavajte kontakt očima gledajući u kameru
Odjenite se prikladno
Neka sesija bude animirana
Budite svoji i zabavite se!

7 dobrih pravila ponašanja za video konferencije

Ne ispuštajte ometajuće zvukove
Ne viči
Ne radite ometajuće pokrete
Ne prekidajte ostale zvučnike
Ne vodite bočne razgovore
Ne nosite 'bučni' nakit
Ne prekrivajte mikrofon

Izvor: Ured za informacijske tehnologije Sveučilišta St. Leo

Bilješka: Ako dong poslujete globalno, provjerite web lokacije poput executiveplanet.com i kissbowshakehands.com za resurse o međunarodnom poslovnom bontonu.

Dig Deeper: Slučaj i plan za virtualnu tvrtku

5 savjeta za provođenje virtualnog sastanka: angažiranje sudionika

Dennis kaže da postoji tendencija da se virtualni sastanci odmah pokrenu u zadatak, što može negativno utjecati na izgradnju odnosa. Ona preporučuje probijanje leda obilaskom 'virtualne' sobe i traženjem da se svi predstave i podijele nešto o svom vikendu ili razgovaraju o nečemu čemu se raduju kako bi dodali društveni element u postupak. 'Sve što možete simulirati iz susreta u lice je dobro.'

Stack kaže da potiče sudionike da predaju svoja pitanja o toj temi prije početka programa. Također preporučuje i druge metode za privlačenje publike tijekom webinara, poput anketiranja ili postavljanja pitanja i traženja odgovora putem chata.

Colarić predlaže često postavljanje pitanja kako bi se angažirali udaljeni sudionici, tako i kako bi se održala osobna veza. Ali, naglašava ona, budite eksplicitni u svojim pitanjima. 'Postavite određenoj osobi određeno pitanje. Postavljanje otvorenih pitanja velikoj udaljenoj publici često će rezultirati 'mrtvim zrakom', a zatim više ljudi odjednom razgovara. '

Kopati dublje: kako virtualna tvrtka komunicira

kim zolciak datum rođenja

Napomena urednika: Tražite li videokonferencije za svoju tvrtku? Ako želite informacije koje će vam pomoći da odaberete onu koja vam odgovara, koristite upitnik u nastavku kako bi vam naš partner, BuyerZone, pružio informacije besplatno:

Objavljivanje u uredništvu: Inc. piše o proizvodima i uslugama u ovom i drugim člancima. Ovi su članci urednički neovisni - to znači da urednici i novinari istražuju i pišu o tim proizvodima bez ikakvog utjecaja bilo kojeg odjela za marketing ili prodaju. Drugim riječima, nitko ne govori našim novinarima ili urednicima što da napišu ili da u članak uključe bilo kakve pozitivne ili negativne informacije o tim proizvodima ili uslugama. Sadržaj članka u cijelosti je po odluci izvjestitelja i urednika. Primijetit ćete, međutim, da u članke ponekad uključujemo poveznice na ove proizvode i usluge. Kada čitatelji kliknu ove veze i kupe ove proizvode ili usluge, Inc može dobiti naknadu. Ovaj model oglašavanja zasnovan na e-trgovini - kao i svaki drugi oglas na našim stranicama članaka - nema utjecaja na našu uredničku pokrivenost. Izvjestitelji i urednici te veze ne dodaju niti će njima upravljati. Ovaj model oglašavanja, kao i drugi koje vidite na Inc-u, podržava neovisno novinarstvo koje pronalazite na ovom mjestu.