Unajmljujete li osobne asistente koji uštedjeti vi vremena ili tko vas je koštao vremena?
Nedavno sam pozvao trideset i pet svojih najboljih klijenata poslovnog treniranja na privatno utočište u Jackson Hole, Wyoming, gdje živim. Razgovarali smo o različitim aspektima vodstva - načinima na koje vlasnici tvrtki mogu stvoriti strateške prednosti i probojne rezultate za sebe i svoje tvrtke - kad me netko pitao o Upravljanje vremenom .
To je pitanje potaknulo živahan razgovor o najboljim načinima na koje je svatko od nas pronašao kako iskoristiti svoje vrijeme. I postalo je jasno da izvanredno uspješni poduzetnici koje smo imali u toj sobi gube dragocjeno vrijeme jer njihovi pomoćnici nisu bili dovoljno sposobni ili osposobljeni za obavljanje posla koji se od njih traži. Počeo sam razgovarati o važnosti zapošljavanja pomoćnika koji najbolje odgovaraju vašim potrebama - i o tome što možete učiniti da im pomognu.
U dvadeset i pet godina u različitim tvrtkama i u različitim gradovima imao sam pomoćnike koji su radili iz mog ureda, pomoćnike koji su radili na daljinu, ali lokalno, i pomoćnike koji su radili doslovno tisuću milja od mene. U tom sam procesu otkrio da postoje doista četiri razine pomoćnika. A zapošljavanje prave vrste asistenta presudno je za iskorištavanje vašeg vremena.
Razina 1: Gofer
Pomoćnici na ovom prvom stupnju zahtijevaju izravne upute i pomni nadzor. Oni mogu premještati predmete s točke A na točku B. Oni mogu slati e-poštu u vaše ime - kad im se točno kaže što treba napisati. Oni mogu uzimati transkripcije i skenirati dokumente te ih pohranjivati u mape prema vašim uputama. S goferima im dajete upute na svakom koraku
Dakle, štedite neki vrijeme - na kraju krajeva, vaš je gofer onaj koji zapravo jest rade zadatak - ali, zaista, za njih morate odraditi svo njihovo razmišljanje. Što postavlja teško ograničenje vremena koje stvarno možete iskoristiti radeći s goferom.
To očito nije vrsta osobnog asistenta koju biste trebali zaposliti.
Razina 2: Administrativni asistent
Administrativni pomoćnik ili 'administrator' netko je tko može dobro rješavati mnoge zadatke, samo ako je za njih postavljen jasan postupak i ti su zadaci u granicama onoga što očekuju ili s čime su navikli rukovati .
Dobra vijest je da su administratori znatno autonomniji od gofera. Administratori vam stvarno mogu pomoći da vam iskoriste vrijeme ako slijede poznate procese i postupke kako bi dobili poznate rezultate. Ističu se konkretnim, definiranim zadacima.
Ali oni ulaze u nevolje kad stvari postanu dvosmislene - kad se od njih zatraži da rješavaju zadatke u kojima uspjeh nije zajamčen. Oni se uplaše da zabrljaju. Uplaše se zbog pogreške. Jer znaju da će za svoje pogreške odgovarati. Mogli bi upasti u nevolju. To su oni koji se nerado služe vlastitim nahođenjem.
Dakle, administratori mogu pomoći da vam iskoriste znatno više vremena nego što to mogu putnici, ali oni će izbjegavati zadatke u kojima bi pomoć mogla biti najcjenjenija.
Razina 3: izvršni asistent
koliko godina ima heath hussar
Izvršne pomoćnike ne sputava neizvjesnost. Oni mogu uzeti nejasan zadatak i zapravo shvatiti, u određenim granicama, kako to učiniti. Oni se mogu nositi sa zadacima koji jesu skicirao umjesto da bude projektirano.
Inženjerski zadaci - vrste zadataka s kojima se administrativni pomoćnici osjećaju najudobnije - stvarno su dobro obrađeni. Potrebni koraci jasno su izloženi unaprijed.
Suprotno tome, kad izvršnom pomoćniku date zadani zadatak, obično ćete reći nešto poput, ' Evo što pokušavam postići. Evo nekoliko varijable u igri. Evo nekoliko stvari koje biste mogli uzeti u obzir . Vas shvati ostalo . '
Izvršni pomoćnici su vrlo autonomni; samo im treba pomoć u razumijevanju konteksta vaših zahtjeva. Potrebna im je određena osnovna količina podataka koja će im pomoći da donose dobre odluke u vaše ime. Oni trebaju vas kako biste priopćili svoja očekivanja i sklonosti.
Na primjer, kada je riječ o putovanjima, morat ćete ih obavijestiti pod kojim uvjetima želite nadograditi na višu klasu zrakoplovnih usluga, kakve hotele volite i u kakvim kvartovima više volite boraviti.
Taj kontekst može ići i mnogo dublje. Sa svoje strane, volim imati svog izvršnog pomoćnika u pristigloj pošti. Djelomično je to korisno jer smanjuje broj e-adresa s kojima trebam rukovati: ako dnevno dobijem stotinu e-maila, rekao bih da ih moj izvršni pomoćnik obrađuje, redistribuira ili briše pedesetak do sedamdeset.
Ali imati je tamo također je korisno jer ona vidi kontekst mog posla. Budući da zna na čemu radim i s kim, može donijeti bolje odluke o tome tko bi trebao imati sastanke sa mnom. Na primjer, ako vidi da s Joeom razmjenjujem puno e-maila o određenom projektu, a zatim Joe zatraži sastanak i kaže da se to mora dogoditi prije određenog roka, može utvrditi da je projekt zaista važan ja i da je vjerojatno i sastanak. Dakle, ona će poduzeti inicijativu da mi zakaže taj sastanak i jednostavno mi dati poruku da ' Joe je rekao da se doista mora sastati s vama prije ovog roka, pa sam ga smjestio na pola sata, od 2:45 do 3:15 . '
Izvršni pomoćnici mogu vam zaista pomoći da iskoristite svoje vrijeme, samo dok im dajete dobar kontekst.
Razina 4: Načelnik stožera ili Izvršni direktor
Napokon imamo šefa stožera - ili, u vojsci, izvršnog oficira. Ovaj je asistent poput osobnog glavnog direktora za vaše poslovne aktivnosti. Oni razumiju vaše ciljeve. Oni znaju tko su svi ključni igrači. I oni su sposobni sami postići rezultate dok vam svlače velik dio - ili čak većinu - administrativnog tereta.
Šef osoblja preuzet će inicijativu i zapravo će u vaše ime pratiti i provjeravati vaše izravne izvještaje. Iako bi administrativni ili izvršni pomoćnik mogao bilježiti sastanke, vaš šef osoblja uočit će stavke na kojima je potrebno izvršiti daljnju provjeru i to učiniti sami. Vaš šef osoblja preuzet će na sebe da se nakon sastanka zaokruži sa Cindy kako bi se uvjerio da joj je stvarno predala te četiri stvari, a zatim dva dana kasnije provjeriti kako joj ide.
Nažalost, većina ljudi unajmljuje gofere i administrativne pomoćnike - ljude koji mogu pomoći samo s jasno postavljenim zadacima. No, kao vlasnici poduzeća, većina nas nije previše orijentirana na procese; živimo u svijetu koji je nejasniji. Stoga nam je uistinu potreban barem izvršni pomoćnik koji se može nositi s više nejasnih situacija.
I dok su šefovi osoblja izvrsni, obično ćete ih naći samo u srednjim i većim tvrtkama. Ako imate manju tvrtku, vjerojatno ćete u svom timu imati šefa osoblja, ali ona neće biti dodijeljena isključivo vama. Umjesto toga, oni mogu voditi vaše poslovanje ili, ako je vaše poslovanje malo veće, možda su vaš glavni direktor.
I to je važno napomenuti i da su ovi naslovi proizvoljni. Dosta ljudi koji su nazvani 'izvršni asistenti' u stvari su samo zabave. I puno ljudi koji su angažirani kao goferi stvarno nastupaju na razini izvršnog pomoćnika. (Ovo posljednje je posebno često u svijetu zabave.)
Dakle, dok razmišljate o zapošljavanju svog sljedećeg asistenta, razmislite koja vam vrsta asistenta treba. I, što god odlučili, svakako potražite te osobine tijekom intervjua.
Konačno, bonus savjet: unajmite nekoga s malo više sposobnosti nego što mislite da će vam trebati. Napokon, želite da vam tvrtka raste, zar ne?
Ako ste uživali u idejama koje sam podijelio, onda vas potičem da preuzmete besplatni primjerak moje najnovije knjige, Izgradite posao, a ne posao . Kliknite ovdje za sve detalje i kako biste dobili besplatnu kopiju.