U doba Interneta , mogli biste se zateći da kliknete 'odgovor', utipkate brzi odgovor i pritisnete 'pošalji', a da pritom ne razmišljate o onome što ste upravo napisali. Ali stručnjaci se slažu da vaše ponašanje putem e-pošte može sabotirati vašu reputaciju i osobno i profesionalno. Inc.com stupio je u kontakt s nekim od najiskusnijih stručnjaka za e-poštu u industriji i dao im da razmisle kako usavršiti svoj e-mail e-mail.
1. Raspravljajte samo o javnim stvarima. Svi smo čuli priče o 'privatnoj' e-pošti koja je na kraju proslijeđena cijeloj tvrtki, a u nekim slučajevima i cijelom Internetu. Jedna od najvažnijih stvari koje treba razmotriti kada je u pitanju etiketa e-pošte jest je li stvar o kojoj razgovarate javna ili nešto o čemu treba razgovarati iza zatvorenih vrata. Zapitajte se je li tema o kojoj se raspravlja nešto što biste napisali na zaglavlju tvrtke ili objavili na oglasnoj ploči da bi svi mogli vidjeti prije nego što kliknu 'pošalji'. - Judith Kallos ,
autor knjige Jednostavna e-pošta e-pošte, e-pošta: priručnik i e-pošta: Vodič za dobro pisanje
2. Ukratko se predstavite. Nemojte pretpostavljati da osoba koja prima vašu e-poštu zna tko ste ili se sjeća da vas je upoznala. Ako niste sigurni prepoznaje li primatelj vašu e-adresu ili ime, uključite jednostavan podsjetnik tko ste u odnosu na osobu s kojom kontaktirate; nije potrebna formalna i opsežna biografija vas samih. - Peggy Duncan , stručnjak za osobnu produktivnost i autor knjige Osvojite preopterećenost e-poštom boljim navikama, bontonom i Outlookom 2007
Napomena urednika: Tražite usluge marketinga putem e-pošte za svoju tvrtku? Ako želite informacije koje će vam pomoći da odaberete onu koja vam odgovara, koristite upitnik u nastavku kako bi vam naš partner, BuyerZone, pružio informacije besplatno:
3. Nemojte 'e-mail ljutiti'. Slanje e-pošte s lošim vijestima, otpuštanje klijenta ili dobavljača, izražavanje bijesa, prigovaranje nekome, omalovažavanje drugih ljudi u e-porukama (pogotovo ako govorite nešto manje od ljubaznog o svom šefu), sve su glavne ne-ne. Budući da se e-pošta može činiti tako neformalnom, mnogi ljudi upadaju u ovu zamku. Uvijek imajte na umu da dopisivanje putem e-pošte traje vječno. - Lindsey Pollak , stručnjak za karijeru i radno mjesto, savjetnik za e-poštu e-pošte i autor knjige Od fakulteta do karijere
4. Umjereno koristite uskličnike. Maksimalan broj uskličnika u poslovnoj e-pošti? Jedan. U suprotnom riskirate izgledati djetinjasto i neprofesionalno. - Pollak
5. Budite oprezni s povjerljivim informacijama. Suzdržite se raspravljanja o povjerljivim informacijama u e-porukama, poput nečijih poreznih podataka ili podataka o vrlo osjetljivom poslovnom poslu. Ako e-pošta dođe u ruke pogrešne osobe, mogli biste se suočiti s ozbiljnim - čak i pravnim - posljedicama. - Peter Post , direktorica instituta Emily Post iz Burlingtona, sa sjedištem u Vermontu, koji nudi savjete o bontonu i odgovore na pitanja poput manira vjenčanja, roditeljskih pitanja i manira za stolom.
6. Reagirajte na vrijeme. Ako ne radite u nekoj vrsti hitne službe, nije potrebno biti dostupan čim stigne e-pošta. Ovisno o prirodi e-pošte i pošiljatelja, prihvatljiv je odgovor u roku od 24 do 48 sati. - Duncan
7. Suzdržite se od slanja jednoslojnih linija. 'Hvala' i 'Oh, u redu' ne unapređujte razgovor ni na koji način. Slobodno stavite 'Nema odgovora nužno' na vrh e-pošte kada ne očekujete odgovor. - Duncan
8. Izbjegavajte korištenje prečaca do stvarnih riječi, emotikona, žargona ili slenga. Riječi odraslih, poslovnih ljudi koji koriste prečace poput '4 u' (umjesto 'za vas'), 'Gr8' (sjajno) u poslovnoj e-pošti nisu prihvatljive. Ako ne biste stavili smajlić ili emotikon u svoju poslovnu prepisku, ne biste ih trebali staviti u poruku e-pošte. Bilo što od gore navedenog može izgledati manje profesionalno. - Duncan
9. Neka bude čisto. Primatelje ništa ne živcira više nego kad ljudi odgovore i poruke ostave neuredno, na primjer, lanac e-pošte koji uključuje pretjerane znakove (>>>) ili stranice i stranice adresa e-pošte koje nisu zaštićene pomoću skrivene kopije. Kareta se možete riješiti odabirom teksta, Ctrl + F da biste pomoću naredbe Pronađi i zamijeni pronašli karetu i sve ih zamijenili ničim. Sve adrese e-pošte možete se riješiti samo brisanjem. Očistite, pa pošaljite. - Duncan
10. Budite jasni u svojoj temi. Budući da poštanske sandučiće dnevno začepljuju stotine e-mailova, presudno je da vaša linija predmeta prijeđe na stvar. Trebalo bi biti razumno jednostavno i opisno o onome o čemu ste pisali. Očekujte da će bilo koja e-pošta sa simpatičnom, nejasnom ili nejasnom temom biti uništena. Također, pažljivo dokažite svoju temu tako kao i ostatak e-pošte. - Objavi
11. Nemojte se zamijeniti s neželjenom poštom. Izbjegavajte retke predmeta koji su napisani velikim slovima, malim slovima i onima koji uključuju URL-ove i uskličnike - koji primatelju izgledaju poput neželjene pošte. - Judith Kallos ,
autor knjige Jednostavna e-pošta e-pošte, e-pošta: priručnik i e-pošta: Vodič za dobro pisanje
12. Redak predmeta mora odgovarati poruci. Nikada ne otvarajte staru e-poštu, pritisnite Odgovor i pošaljite poruku koja nema nikakve veze s prethodnom. Ne ustručavajte se promijeniti temu čim se promijeni nit ili sadržaj lanca e-pošte. - Peggy Duncan , stručnjak za osobnu produktivnost i autor knjige Osvojite preopterećenost e-poštom boljim navikama, bontonom i Outlookom 2007
13. Dajte upozorenje prilikom slanja velikih privitaka. Slanje nenajavljenih velikih privitaka može začepiti pristiglu poštu i uzrokovati odskok drugih važnih e-poruka. Ako šaljete nešto veće od 500 KB, pošiljatelji bi trebali pitati: 'Možete li imati što protiv da vam pošaljem privitak? Kad bi bilo najbolje vrijeme za vas? ' - Kallos
14. Ne više od dva privitka i pružaju logično ime. Ako nije izričito zatraženo, suzdržite se od slanja poruke s više od dva privitka. Također, priloženim datotekama dodajte logično ime kako bi primatelj na prvi pogled znao subjekta i pošiljatelja. - Duncan
15. Pošaljite ili kopirajte druge samo na temelju potrebe da znate. Prije nego što kliknete Odgovori svima ili stavite imena u retke Kopija ili Skrivena kopija, zapitajte se trebaju li svi primatelji informacije u vašoj poruci. Ako nemaju, zašto ga poslati? Odvojite vrijeme da svoje poruke pošaljete pravim ljudima. - Duncan
16. Čuvajte se 'odgovori svima'. Ne pritiskajte 'odgovori svima', osim ako to ne mora znati svaki član lanca e-pošte. Želite biti sigurni da ne šaljete svima na popis svoje odgovore, bez obzira jesu li to trebali znati ili ne. - Duncan
17. Podigni slušalicu. Kada tema ima puno parametara koje treba objasniti ili pregovarati i generirat će previše pitanja i zbrke, nemojte to rješavati e-poštom. Također, e-pošta se ne smije koristiti za otkazivanje sastanaka, ručkova, intervjua u zadnji trenutak, a nikada za poražavajuće vijesti. Ako imate zaposlenika ili prijatelja kojem trebate priopćiti loše vijesti, poželjan je telefonski poziv. Ako je to vijest koju morate dostaviti velikoj grupi, e-pošta je praktičnija. - Duncan
18. Procijenite važnost svoje e-pošte. Ne pretjerujte s visokoprioritetnom opcijom. Ako pretjerano koristite ovu značajku, malo će ljudi to shvatiti ozbiljno. Bolje rješenje je uporaba opisnih tema koje objašnjavaju o čemu se točno radi u poruci. - Duncan
19. Održavajte privatnost. Ako šaljete poruku grupi ljudi i trebate zaštititi privatnost popisa, uvijek upotrijebite 'Skrivena kopija'. Osim toga, izbjegavajte davanje adresa e-pošte trećoj strani (kao što je Evite, bilten itd.). Pazite da adrese koje dragovoljno predate trećim stranama ostanu s njima, posebno kada je usluga koju nude besplatna. - Duncan
20. Neka bude kratko i prijeđite na stvar. Duga e-pošta stvar je prošlosti. Napišite kratko, s puno praznog prostora, kako ne biste preopteretili primatelja. Pazite da kad pogledate što šaljete ne izgleda kao teret za čitanje - slobodno upotrijebite nabrajanje. Osoba koja čita vašu e-poštu ne bi trebala kopati po nekoliko odlomaka kako bi shvatila što tražite. U prve dvije rečenice trebali biste navesti svrhu e-pošte. Budite jasni i budite ispred. - Lindsey Pollak , stručnjak za karijeru i radno mjesto, savjetnik za e-poštu e-pošte i autor knjige Od fakulteta do karijere
21. Upoznajte svoju publiku. Vaš pozdrav i odjava putem e-pošte trebali bi biti u skladu s razinom poštovanja i formalnosti osobe s kojom komunicirate. Također pišite za osobu koja će ga čitati - ako su vrlo pristojni i formalni, pišite na tom jeziku. Isto vrijedi i za prijamnika koji je obično neformalniji i opušteniji. - Lindsey Pollak , stručnjak za karijeru i radno mjesto, savjetnik za e-poštu e-pošte i autor knjige Od fakulteta do karijere
22. Uvijek dodajte potpis. Nikada ne želite da netko mora potražiti kako stupiti u kontakt s vama. Ako ste pametni na društvenim mrežama, u potpis dodajte i sve podatke o društvenim mrežama. Potpis vaše e-pošte izvrstan je način da drugima omogućite da znaju više o vama, pogotovo ako vaša adresa e-pošte ne uključuje vaše puno ime i prezime ili tvrtku. - Pollak
23. Automatski odgovor koristite samo kad je to potrebno. Automatski odgovor koji kaže: 'Hvala na vašoj e-mail poruci. Odgovorit ću vam čim budem mogao 'beskorisno je. Međutim, jedna stvar koju ove poruke izvrsno čine je upozoriti pošiljatelje neželjene pošte da je vaša e-pošta stvarna i da vas mogu dodati na svoj popis neželjene pošte. - Peggy Duncan , stručnjak za osobnu produktivnost i autor knjige Osvojite preopterećenost e-poštom boljim navikama, bontonom i Outlookom 2007
24. Obučite svoje osoblje. Vlasnici poduzeća trebaju osigurati da je njihovo osoblje obučeno za komunikaciju e-poštom - ne pretpostavljajte da znaju što rade i što se smatra profesionalnim. Postavite standarde e-pošte kojih se svi u tvrtki moraju pridržavati. - Pollak
25. Vaša e-pošta odraz je vas. Svaka e-pošta koju pošaljete dodaje vašoj reputaciji ili je umanjuje. Ako je vaš e-mail raspršen, neorganiziran i ispunjen pogreškama, primatelj će biti sklon smatrati vas raštrkanim, neopreznim i neorganiziranim poslovnim čovjekom. Mišljenja drugih ljudi su važna, a u profesionalnom svijetu njihova percepcija vas bit će presudna za vaš uspjeh. - Peter Post , direktorica instituta Emily Post iz Burlingtona, sa sjedištem u Vermontu, koji nudi savjete o bontonu i odgovore na pitanja poput manira vjenčanja, roditeljskih pitanja i manira za stolom.
Napomena urednika: Tražite usluge marketinga putem e-pošte za svoju tvrtku? Ako želite informacije koje će vam pomoći da odaberete onu koja vam odgovara, koristite upitnik u nastavku kako bi vam naš partner, BuyerZone, pružio informacije besplatno:
Objavljivanje u uredništvu: Inc. piše o proizvodima i uslugama u ovom i drugim člancima. Ovi su članci urednički neovisni - to znači da urednici i novinari istražuju i pišu o tim proizvodima bez ikakvog utjecaja bilo kojeg odjela za marketing ili prodaju. Drugim riječima, nitko ne govori našim novinarima ili urednicima što da napišu ili da u članak uključe bilo kakve pozitivne ili negativne informacije o tim proizvodima ili uslugama. Sadržaj članka u cijelosti je po odluci izvjestitelja i urednika. Međutim, primijetit ćete da ponekad u članke uvrštavamo poveznice na ove proizvode i usluge. Kada čitatelji kliknu ove veze i kupe ove proizvode ili usluge, Inc može dobiti naknadu. Ovaj model oglašavanja zasnovan na e-trgovini - kao i svaki drugi oglas na našim stranicama članaka - nema utjecaja na našu uredničku pokrivenost. Izvjestitelji i urednici te veze ne dodaju niti će njima upravljati. Ovaj model oglašavanja, kao i drugi koje vidite na Inc-u, podržava neovisno novinarstvo koje pronađete na ovom mjestu.
